• إعداد خطة الاتصال الخاصة بالمنظمة

قد يبدو هذا موضوعًا واسعًا للغاية… وهو كذلك بالفعل! إن تطوير خطة الاتصال الخاصة بالمنظمة ليس بالأمر السهل ويتطلب الديناميكية والتفكير النقدي والمسؤولية والكثير من المهارة.

يتحمل محترف العلاقات العامة مسؤولية كبيرة تتمثل في تصميم خطة تغطي الاتصالات الداخلية والخارجية للشركة.

لذلك من الضروري أن يكون لديك رؤية شاملة للشركة وقيمها وخدماتها وأهدافها وفي نفس الوقت تكون قادرًا على نقل ذلك في تخطيطك.

ويتم تحقيق ذلك من خلال تنسيق فريق الاتصالات بالشركة (الإعلان والتسويق والتصميم والصحفيين).

وبطبيعة الحال، لا يقوم مسؤول العلاقات العامة بكل من هذه الوظائف ولا يحتاج إلى معرفة عميقة بها، لكنه هو من سيجعل هذه الفرق تعمل معًا في نفس الاتجاه.

وأخيرًا، تؤدي هذه الجهود إلى إجراءات تواصل مثل العلامة التجارية (التي تتضمن تثبيت شعار الشركة واسمها في أذهان الجمهور)، ووضعها على الشبكات الاجتماعية، وإنشاء وسائل اتصال داخلية (مثل التلفزيون وصحف الشركات) وكيفية التواصل مع الصحافة.

كل هذا يساهم في قدرة المنظمة على وضع نفسها أمام الجمهور وتحقيق أهدافها.

• كتابة البيانات  

  هو إعلان أو معلومات لوسائل الإعلام حول أنشطة الشركة. على الرغم من أن الأمر قد يبدو بسيطًا، إلا أن كتابة بيان صحفي ونشره ليس بالمهمة السهلة.

يمكن أن يكون البيان   شيئًا تريد الشركة إيصاله، مثل خدمة جديدة أو وضع علامة تجارية، ولكنه قد يكون أيضًا رد فعل على حدث سابق (جدل، على سبيل المثال).

وفي كلتا الحالتين، من الضروري اختيار الكلمات بعناية، والمتحدث الرسمي للرسالة، ونبرة الصوت، وحتى اللحظة التي يتم فيها إصدار البيان الصحفي.

يمكن أن يتسبب البيان الصحفي السيئ في سوء الفهم وردود الفعل السلبية وحتى الأزمات في المنظمة.

ومع ذلك، إذا تم تنفيذه بشكل جيد، فإنه يؤدي إلى لحظات رائعة للشركة إلى جانب صورة جيدة وتعليقات إيجابية في وسائل الإعلام وبين الجمهور.

• تنظيم الأحداث

الأحداث الداخلية والخارجية للشركة لها مجموعة متنوعة من الأهداف ومن الضروري أن يتم تنفيذها بشكل جيد وممتعة.

يقوم مسؤول العلاقات العامة بتنظيم جميع الخدمات اللوجستية بحيث تعمل بأفضل شكل ممكن وتلبي أهداف الحدث للشركة.

• إجراء أبحاث السوق

فهم السوق أمر ضروري لعمل العلاقات العامة.

يجب أن تفهم سلوك المستهلكين والعملاء المحتملين الذين يتفاعلون مع علامتك التجارية من خلال رسم خرائط الجمهور.

وهذا هو السبب في أن أبحاث السوق مفيدة للغاية. يتم تنفيذها بالتعاون مع محترفين وفرق أخرى ويعتبر أخصائي العلاقات العامة ضروريًا في عملية الإعداد والتنفيذ.

سيُظهر البحث الجماهير التي تتعامل معها، بالإضافة إلى اتجاهات السوق وتفضيلاته.

ولذلك، فإن الإجراءات المتخذة في الشركة سيكون لها احتمالية أكبر للنجاح لأنها ستكون مبنية على الحقائق.

• إدارة الاتصالات والعلاقات

الشركة تحتاج إلى علاقات جيدة. وبعد كل شيء، لا يمكن أن يكون هذا سوى مهمة علاقات عامة، أليس كذلك؟ من المهم أن نلاحظ أنه عندما نتحدث عن العلاقات – بصيغة الجمع – هناك سبب وجيه.

لا ترتبط المنظمة بمجموعة واحدة من الأشخاص. هناك عدة مجموعات، والتي نسميها الجماهير. ولذلك، يتم إنشاء علاقات متنوعة ومترابطة بين المنظمات وجمهورها.

أي جماهير هذه؟ يمكننا تقسيمهم إلى ثلاث مجموعات كبيرة:

المجتمع الداخلي، أي الموظفين؛

المجتمع الخارجي، والذي يشمل المستهلكين والعملاء المحتملين وعشاق المنتجات وأي شخص آخر يرتبط بأي شكل من الأشكال بالشركة و/أو العلامة التجارية؛

وسائل الإعلام، وهي وسائل الاتصال والأشخاص الذين يمثلونها.

يجب العمل بعناية على كل هذه الجماهير من خلال التواصل والشراكات والإجراءات الإستراتيجية.

• إنتاج المحتوى

نعم، يرتبط التسويق بالمحتوى ارتباطًا وثيقًا بعمل العلاقات العامة.

كتابة المحتوى جزء من روتين العلاقات العامة. لكن بالطبع لا تقتصر عملية إنتاج المحتوى على ذلك. يفهم مسؤول العلاقات العامة لغة العلامة التجارية وموقعها وينقلها عبر قنوات مختلفة، داخلية وخارجية.

على الرغم من أن العلاقات العامة ليست مسؤولة عن إنتاج المحتوى بالكامل، إلا أنها مسؤولة عن العملية برمتها التي تشمل المدونات والشبكات الاجتماعية والمواقع الإلكترونية ومقاطع الفيديو، بالإضافة إلى نشر المواد المتعلقة بالشركة في وسائل الإعلام الخارجية.

https://wa.me/201000498154

• إدارة الأزمات

لا توجد شركة خالية من الأخطاء وبالتالي من الانتقادات والأزمات سواء كانت داخلية أو خارجية. يجب على العلاقات العامة التعامل مع ردود الفعل السلبية والسيطرة على الأضرار، والعمل على الوضع بأفضل ما يستطيع حتى لا يكون له عواقب وخيمة على المنظمة.

• التعامل مع الآراء والتعليقات والانتقادات

هذا الموضوع مرتبط بالموضوع السابق

كل يوم يصبح من الأسهل على الناس التعبير عن آرائهم. وهذا أمر إيجابي للغاية لكل من المستهلكين والشركات، وبالتالي تصبح العلاقة أوثق ويمكن لكليهما اكتساب التفاهم المتبادل.

وفي الوقت نفسه، فإن سهولة تعبير المستخدمين عن آرائهم يمكن أن تولد سيناريوهات غير متوقعة للشركة. من السهل الرد على التعليقات الإيجابية، لكن التعليقات السلبية ليست بهذه البساطة.

سرعة النشر على وسائل التواصل الاجتماعي ومواقع الشكاوى، على سبيل المثال، تدفع الحاجة إلى تسريع وقت الاستجابة. ويذهب الأمر إلى ما هو أبعد من ذلك: فالاهتمام باللغة والمعلومات السابقة ومشاركة الآخرين أمر بالغ الأهمية.

قد يكون قبول الآراء والانتقادات وحل المواقف التي تنشأ عنها أكثر تعقيدًا مما تعتقد.

والجزء الأصعب ينطوي على توقع آثار الإجراءات. أكثر من التعامل مع النقد، يجب على العلاقات العامة أن تفترض أن كل إجراء تقوم به الشركة سيكون له ردود فعل. من واجبك توقع السيناريو وتجنب المواقف غير السارة.

• الاتصالات

وأخيرًا، يتم تضمين العديد من هذه الأنشطة في استشارات الاتصالات، والتي غالبًا ما يقودها متخصص في العلاقات العامة.

استشارات الاتصالات هي القطاع الذي يقيم العلاقة بين الشركة والجمهور. يمكن للشركة أن يكون لديها فريق استشاري خاص بها أو استئجار شركة للقيام بذلك.

تعتبر استشارات الاتصالات مسؤولة عن جزء الاتصال بأكمله في المنظمة، ولهذا السبب يعد التخطيط للعلاقات العامة ضروريًا. ومن أنشطة استشارات الاتصال: الاستشارات الصحفية وإدارة شبكات التواصل الاجتماعي وإدارة الصور.

اقرأ أيضا: مهام إدارة المبيعات | كيف تحقق أهداف الشركة؟