لم يخطط أي منا للعمل من المنزل والتحدث مع زملائنا في العمل عن طريق أجهزة اللابتوب الخاصة بنا والسكايب والزوم وغيرها من وسائل التواصل عبر الإنترنت قبل انتشار وباء الكورونا. مع تحول الكثير من الشركات من العمل في المكتب إلى العمل عن بعد ظهرت عوائق ومشكلات جديدة في عملية العمل عن بعد لكل من أصحاب العمل و الموظفين وكل من  يعتبروا أصحاب مصالح في نجاح المشروع ومن أبرز تلك الصعوبات هو الحفاظ على نفي الأداء الوظيفي للمكتب نظرا لأن محاولة إدارة فريق كامل من المكتب له صعوباته الخاصة

على الرغم ذلك لا يمكن الادعاء أن العمل عن بعد  خالي من الفوائد والمزايا تماما ممن الموظفين ومدرائهم  والتي تطلب أن يكون من يقوم بإدارة الفريق عن بعد مؤهل وقادر على القيام بذلك وعدم التسبب في وجود ضغط عمل زائد على فريقه

مدركين لأهمية العمل عن بعد وامنتشار نويسلة لتنظيم العمل اقررنل كتابة هذا المقال عن لفضل طرق الإدارة عن بعد بالتركيز على اجتماعات الفيديو بالأخص

١) تحديات اجتماعات الفيديو

قبل أن نقوم بتوضيح أفضل الوسائل والطرق التي ستمكنك من إدارة اجتماع فيديو ناجح, سنتطرق أولا إلى التحديات المختلفة المتعلقة بهذه الصيغة تحديديا من الاجتماعات التي تتم عن بعد والتي دائما ما يجب أن تكون في بال أي مدير يقوم بإدارة فريق عن بعد, فيما يتعلق باجتماعات الفيديو وبالادارة عن بعد عامة

 

غياب الإشراف على أرض الواقع

من أكثر المشاكل أو سلبيات العمل من المنزل أو عن بعد وبالأخص بالنسبة لمن يقومون بإدارة الفريق هي غياب الإشراف على أرض الواقع وذلك نتيجة لعدم ثقة المنظمات والمديرين بنجاح منظومة العمل عن بعد بشكل عام وأن الموظفين يقدمون نفس الأداء الوظيفي كما لو كانوا في المكتب بالظبط

عدم الحصول على المعلومات بشكل سريع

إن هذه المشكلة ستكون أوضح مع من المنضمين الجدد للفريق أو للشركة بشكل عام ومع توافر الوسائل الحديثة للتكنولوجيا جعلت من التواصل لمر سهل الا ان وجود الموظفين في المكتب من شأنه أن يجعل الجميع متوافر في حالة إن احتاج شخص ما إلى شيء من الآخر وأن هذا الجانب هو ما يميز المدير الجيد من الغير جيد

اختلاف الأوقات ومشاكل الاتصال

هذه المشاكل قد تكون أوضح بالنسبة لفرق العمل المتنوعة عرقيا أو الذي يعمل أفرادها من أكثر من مكان حول العامل مما قد يجعل اختيار وقت ما لا يتناسب مع أعضاء الفريق قد يشكل الفارق بين اجتماع ناجح واجتماع غير ناجح. أما بالنسبة لمشاكل التواصل والتي قد تحدث نتيجة بعض الأعطال الإلكترونية والتي قد تكون سيئة جدا الا انه يمكن دائما البحث عن حل لها

عدم توافر بيئة عمل مناسبة في المنزل

قد يصعب في كثير من الأحيان خلق نفس الأجواء التي تتمتع بها في مكان العمل والتي تساعدك على التركيز عليه وإنجاز عملك الا انه سواء كان المكان الذي تختار العمل منه يجب ان يتمتع بالهدوء وكافة العناصر التي من شأنها مساعدتك في إنجاز عملك بنجاح

٢) نصائح اجتماعات الفيديو

الآن وقد تعرفت على تحديات اجتماعات الفيديو وإدارة الفرق عن بعد سننتقل إلى أهم الوسائل والنصائح المتعلقة بذات الموضوع ز كيفية يمكنك تخطي واجتناب تلك المشاكل

تجميع أدوات الإدارة عن بعد المختلفة

من أهم العناصر التي يجب توافرها في اجتماعات الفيديو التي تتم عبر الإنترنت هي التعاون, التواصل والحصول على معطيات أو ردود الفعل ومن حسن حظك توجد الكثير من الأدوات التي تساعدك على فعل ذلك كميرو, الأدوات التي توفرها شركة جوجل غيرها من الأدوات التي توفرها الشركات المختلفة

خطط مسبقا للاجتماع وشاركه مع أعضاء فريقك

لا تستهن أبدا بالوقت الذي تقدمه بالتحدث مع فريقك حول أحوالهم, مستواه في العمل وسرعتهم وكيف هي أموره بصورة عامة والتحدث حول الخطط المستقبلية أو المهنية المستقبلية بالأخص ومثال على ذلك هي مقولة Micheal Sueoka, head of user experience at mobile majority إنه من المهم جدا اريال كواصيع النقاط المطروحة للاجتماع واستقبال التعليقات والمقترحات مما يعطي مساحة كافية للحصول على نتائج واستخدام وقت الاجتماع بشكل أفضل

قم بوضع خطة للاجتماع

في حالة أن الاجتماع سيتكرر بصورة دورية سيكون من الأفضل أن تقوم بوضع قواعد محددة لسريان الاجتماع ومشاركتها مع أعضاء فريقك أو المنضمون الجدد للاجتماع لان بكل بساطة لن يستفيد أي من الحاضرين من اجتماع غير منظم

أعطي للأفراد أدوار في الاجتماع

من أفضل الطرق لجعل أحد الأشخاص مهتم بما تقوم به وما تفعله هو إشراكه فيما تقوم به وجعلهم يتفاعلون معك ونفس الكلام ينطبق على الاجتماعات كذلك والتي يمكنك فيها كذلك توزيع الأدوار بدرجة ما من السهولة وعن طريق العديد من الوسائل المختلفة التي من شأنها إبقاء علاقتك مع فريقك قوية

ضرورة التوثيق

على الرغم من قناعتنا أن من يعملون معك أصحاب مسؤلية الا ان التوثيق خطوة ضرورية لتوثيق والقدرة على متابعة ما تم إنجازه وغيرها من الأمور التي تحتاج الي المتابعة. تسمي هذه التوثيقات بال meeting minutes

التقييم المستمر

من الضروري جدا أن تقييم نتائج الاجتماع بعد الانتهاء منه حتى نقوم بتقييم الاجتماع ومعرفة ما يمكن تحسينه وعملة بصورة أفضل. هذه التقييمات قد تكون على المستوى الجماعي مع كل أفراد الفريق والتي من الأفضل أن تكون مع الفريق بأكمله في نفي الوقت أو من الممكن أن تكون اجتماعات فردية 

٣) أفضل الأدوات التي يمكنك استعمالها

لأن سنتعرص لاحد لفضل الأدوات التي يمكنك استعمالها لمساعدتك في إدارة اجتماع الفيديو الخاص بك والخروج بأفضل النتائج الممكنة

Every Time Zone, Time and Date & World Time Buddy  كلها مواقع تساعدك على رؤية مختلف النطاقات الزمنية حول العالم مما سيساعدك في تنظيم اجتماعات في وقت يتناسب مع الجميع 

Zoom و Microsoft Teams و Google Hangouts كلها وسائل اتصال عبر مكالمات الفيديو والرسائل النصية التي تقدم تكاملاً مع أدوات أخرى، وفرق Microsoft مع تطبيقات Microsoft الأخرى و Google Hangouts مع خدمات Google الأخرى

يعد Product Board و Airtable & Timely أدوات رائعة لإدارة المشاريع يمكن استخدامها عن بعد وتسمح لك بترتيب المهام والتأكد من تنفيذها في الوقت المناسب وتشكل أيضًا أدوات رائعة لتوثيق التقدم في العمل.

في الختام، فإن إدارة فرق التحكم عن بُعد وإجراء مؤتمرات فيديو عن بُعد مثمرة وجذابة حقًا ليست عرضًا فرديًا. إنه دمج لعدة عناصر مختلفة بما في ذلك القيادة الافتراضية القوية والعمل الجماعي والتواصل الفعال والتعاون.