تعرف على مهارات التنظيم وطرق تطويرها

مهارات التنظيم هي تلك المهارات المتعلقة بإنشاء الهيكل والنظام، وزيادة الإنتاجية، وتحديد أولويات المهام التي يجب إكمالها على الفور، مقابل تلك التي يمكن تأجيلها، أو تفويضها لشخص آخر، أو إلغاؤها بالكامل.

من الممكن تحسين القدرة على العمل بشكل أكثر فعالية، حتى عندما يكون الوقت قصيرا والضغوط عالية. يعد هذا أحد الأهداف العظيمة التي يجب تحقيقها عند تنفيذ الإدارة الصحيحة للوقت.

هل يشتكي موظفوك باستمرار من عبء العمل والمواعيد النهائية؟ إذا كان الأمر كذلك، فيجب على القادة دعم الحاجة إلى تقنيات تنمية مهارات التنظيم.

اقرأ أيضا: دليل الشهادات المهنية الاحترافية في إدارة الأعمال



ما هي مهارات التنظيم؟

مهارات التنظيم هي تلك المهارات التي تساعد موظفيك على أداء وظائفهم بكفاءة. تُستخدم هذه المهارات لإنشاء الهيكل والنظام. كما تزيد مهارات التنظيم من الإنتاجية والأداء.

ومن خلال المهارات التنظيمية القوية، يطور الموظفون سيطرة صارمة على إدارة الوقت ويظلون موجهين نحو الأهداف. عندما يكون هناك نظام في أماكن العمل الخاصة بك، يكون هناك ضغط أقل وفرص أقل لحدوث خطأ.

ومن المثير للاهتمام أن اتساع نطاق المهارات التي تندرج تحت مهارات التنظيم أمر مربك للغاية. من الواضح أنه إذا كان التنفيذ بهذه السهولة، فإن الجميع سيرغبون في قوة عاملة تتسم بالفعالية والكفاءة، أليس كذلك؟

ومن ناحية أخرى، هل هذه المهارات جيدة بما يكفي لإحداث جميع التغييرات في أداء المنظمة، أم أن هناك شيئًا أكثر من ذلك؟

إن وجود قائمة مهام والالتزام بالمواعيد النهائية وإدارة أوقات الاستراحة سيسمح لك بتحقيق أهدافك والتنظيم.

مهارات التنظيم هي مهارات قابلة للنقل والتدريب وتتمحور حول الموظف والمدير. يجب استيعاب هذه المهارات على المستوى الجزيئي، مما يعني أنه إذا كان الموظف فعالاً ويدير وقته بشكل جيد، فسوف يأخذ هذه المهارات معه دائمًا أينما ذهب.

بعض الطرق لتحسين مهارات التنظيم هي:

التخطيط والتنظيم الاستراتيجي.

الإدارة السليمة للوقت

وضع اهداف

تفويض العمل

تواصل جيد

ادارة فريق

الحفاظ على توازن صحي بين العمل والحياة

https://wa.me/201000498154

5 أنواع مهارات التنظيم

  • داخلي

تشمل مهارات التنظيم أكثر من مجرد الاحتفاظ بمكتب فوضوي. في حين أنه من المهم الحفاظ على مساحة واضحة للعمل فيها، فإن النظافة هي مجرد واحدة من عدة مهارات تنظيمية أساسية.

 

  • خارجي

تتمحور مشاريع العمل عادةً حول جدول زمني صارم، ويمكن أن يكون تنظيم العمل في مشاريع وأهداف أصغر طريقة فعالة لإكمالها. يبحث أصحاب العمل عن العمال الذين يمكنهم جدولة وتفويض هذه المهام الصغيرة لأنفسهم وللموظفين الآخرين للبقاء على المسار الصحيح مع المواعيد النهائية مع الحفاظ على توازن صحي بين العمل والحياة.

 

  • التخطيط

بالنسبة لأي مشروع، يعني التخطيط توقع الموارد المطلوبة والمدة التي سيستغرقها المشروع، ثم جمع تلك الموارد وتخصيص الوقت اللازم. إذا لزم الأمر، قد يضطر العامل إلى تعديل الخطة بناءً على توفر الموارد وقيود الوقت.

 

  • العمل بروح الفريق الواحد

في الفريق المنظم جيدًا، يكون لكل عضو دور مختلف، ويتم تعيين المهام وفقًا لذلك. يعد إنشاء الهيكل التنظيمي لفريق جديد إنجازًا ماهرًا، ولكن الأمر نفسه ينطبق أيضًا على إعطاء وقبول التفويض المناسب، واتباع التعليمات، والتواصل بوضوح مع الأشخاص المناسبين. يفهم الأشخاص المنظمون جيدًا هياكل الفرق التي يشكلون جزءًا منها ويحافظون عليها.

إن تطوير مهارات التنظيم في مكان العمل يزيل عدم الكفاءة غير الضرورية ويمكّن الأشخاص من أداء المهام الوظيفية الأساسية بفعالية. هذه المهارات مهمة بشكل خاص للعاملين الذين يقومون بمهام متعددة في مكان العمل.

 

  • القيادة

يتعلق الأمر بإدارة فريق من الناس. المنظمات لا تبحث عن شخص ما ليأمر ويأمر. تبدأ القيادة الجيدة من الشمول والتحفيز والتماسك. يجب دمج إدارة المشروع مع إدارة الفريق البشري ويجب إنشاء تحالف بين الاثنين. استمع وشارك وألهم حتى يساهم كل عضو بأفضل ما لديه.

اقرأ أيضا: أفضل 9 كتب في ريادة الأعمال

لماذا تعتبر مهارات التنظيم الجيدة مهمة في مكان العمل؟

  • كفاءة

الميزة الأكثر أهمية لمهارات التنظيم هي الكفاءة. يساعد على زيادة الإنتاجية من خلال الإدارة الفعالة للوقت. يقضي المحترف العادي الكثير من الوقت في ارتكاب الأخطاء، وتنظيف الفوضى، وإدارة الوقت في الغالب.

وبالمقارنة، فإن العامل المنظم الذي يطور مهارات إدارة الوقت سيعمل بجدية أكبر وسيؤدي أداءً أفضل.

على سبيل المثال، الشخص الذي يركز على نمو الإيرادات دون التحكم في التكاليف العامة سينتهي به الأمر بالخسارة. في المقابل، يوازن المحترف المنظم بين الاثنين، لذلك سيعملان بكفاءة في الشركة لنفس القدر من الوقت.

 

  • ادارة فريق

تعد إدارة الفريق جانبًا آخر يلعب دورًا حيويًا في إدارة أعضاء الفريق. تتطلب إدارة الأفراد تحديد أولويات المنظمة وتعيين الأهداف وفقًا لمجموعة مهارات الأفراد.

إن تفويض المسؤوليات للأشخاص، وتحديد المواعيد النهائية للمشروع، وإجراء تقييمات الأداء في الوقت المناسب هي مجموعات المهارات الضرورية للمديرين. فهي ضرورية لخلق بيئة عمل أكثر كفاءة.

عندما تتم إدارة أعضاء الفريق بكفاءة، فإنهم يعملون بشكل أفضل ويبنون علاقات رائعة مع زملائك في العمل.

 

  • بناء الثقة والروح المعنوية

تتدفق فوائد السلوك التنظيمي الجيد بسلاسة إلى الأنشطة الخارجية اليومية. إن تكوين شعور بالثقة والاحترافية في المنظمة يكسبك ثقة موظفيك. والجميع يقدر صورة الموثوقية والتحكم.

سواء كنت تعمل على اكتساب العملاء، أو الترويج لأعمالك، أو تنظيم مكتبك، أو إدارة المواعيد مع عميل محتمل أو عملاء حاليين، فإن تصور مؤسستك يظهر أن لديك تركيزًا ووضوحًا واضحين. كما أنه يساعد في المسؤولية الاستراتيجية للتعامل بنجاح مع المهام المختلفة.

 

  • يقلل من الإجهاد

تساعد مهارات التنظيم أيضًا في تقليل الضغط غير الضروري الذي يواجه الموظفون في مكان العمل. أنها تقلل من فوضى النظام. عندما تكون المعلومات متاحة بسهولة ويبدو أن الأمور مخططة، سيكون الموظفون أكثر ثقة في مهامهم. سيكون هناك مساحة أقل للازدحام غير الضروري.

مكان العمل المنظم يضفي مشاعر إيجابية. من المرجح أن يكون الناس سعداء وواضحين ومركزين. كما نرى، فإن الموظفين ذوي المهارات التنظيمية القوية سيكونون فعالين وسيساعدون في تحقيق النجاح التنظيمية

وهنا حقيقة ممتعة أخرى. مهارات التنظيم ليست فطرية. إنها مهارات تم اكتسابها وتطويرها بدقة مع مرور الوقت. يحتاج المرء إلى تحسين مهارات التنظيم مثل أي مهارة ناعمة أخرى.

https://wa.me/201000498154

 

10 نصائح حول مهارات التنظيم التي ستساعدك 

  • إدارة الوقت

إدارة الوقت هي تخطيط وممارسة السيطرة الاستراتيجية على الوقت الذي يقضيه في الأنشطة المختلفة. سيساعد ذلك موظفيك على أن يكونوا أكثر ابتكارًا ومواجهة التحديات الجديدة.

على سبيل المثال، نظرًا لأن معظم موظفيك يعملون من المنزل، فهناك العديد من عوامل التشتيت في الوقت الحالي، من العائلة إلى الضيوف. ولكن عندما يصبح هذا حدثا يوميا، فقد حان الوقت للعمل.

يمكن أن تساعدك خطة إدارة الوقت المناسبة على تقسيم الأهداف الكبيرة إلى مهام قابلة للتحقيق، ويصبح من السهل على الموظفين إكمال تلك المهام في الوقت المحدد.

تتطلب الإدارة الجيدة للوقت أن ترى الصورة الكبيرة. ما هي المواعيد النهائية؟ ما هو مقدار العمل اللازم؟ كم عدد الأشخاص الذين يعملون في مشروع معين؟

يمكن أن يؤدي سوء إدارة الوقت إلى ضغوط غير مرغوب فيها، وضعف جودة العمل، ونقص التركيز، وعدم كفاية الصورة المهنية.

بعض الطرق لاستخدام الوقت بشكل ممتاز وفعال هي:

ساعد الموظفين على التخطيط لعملهم.

اطلب منهم تحديد أولويات مهامك اليومية

تجنب تعدد المهام

قطع المتشتتات

جدولة وقت الراحة الخاص بك

والأهم من ذلك، قبول القيود الخاصة بك.

  • التخطيط

هناك مثل يقول: “إذا لم تخطط، فقد خططت للفشل”. بمساعدة التخطيط السليم للمستقبل، يمكنك تقليل عدد الأشياء التي يمكن أن تسوء بشكل كبير. يمكنك تقليل مخاطر عدم اليقين من خلال تنظيم الأنشطة بأفضل طريقة ممكنة.

القدرة على التخطيط هي المهارة التنظيمية الأكثر أهمية لأي شخص ناجح. التخطيط يساعدنا على تحديد الحلول لجميع مشاكلنا. اسمح لموظفيك بتوجيه طاقتهم نحو أنشطة محددة. مع عدد أقل من عوامل التشتيت، ستكون بالتأكيد أكثر إنتاجية.

يتضمن التخطيط الجيد عناصر مثل إدارة الوقت، والتفويض، والتنظيم الجسدي، والتنظيم العقلي.

  • الجدولة

سوف تساعدك الجدولة على التنظيم. وعلى الرغم من أنه يشبه التخطيط، إلا أن له أهميته الخاصة. الجدولة هي طريقة تم الاستخفاف بها لتحسين إدارة الموظفين.

من خلال الجدولة، يمكن لموظفيك الحصول على فكرة عن العمل الذي يقومون به. كما أنه يُظهر أيضًا قبضتك تجاه العمل. يساعد في الحفاظ على التوازن بين المشاريع المختلفة بسهولة.

تغطي الجدولة العمل والاجتماعات والإجازات وكل جزء من حياتك المهنية اليومية. بمساعدة الجدولة، فإنه يساعد على تحديد أولويات المهام.

أهمية الجدولة:

يسمح للموظفين بالتخطيط لأنشطة الجدولة.

تنظيم الأنشطة بالترتيب

تحديد الموارد اللازمة لكل مهمة.

تقدير طول الوقت اللازم لإكمال كل مهمة

مراقبة الجدول الزمني

  • تخصيص الموارد

الموارد قيمة للغاية. مطلوب التخصيص الفعال للموارد لتكون مربحة والبقاء في حدود الميزانية.

مهارات التنظيم، بهذا المعنى، تعني الوعي بالموارد المتاحة. يتعلق الأمر أيضًا بتحديد الفرق التي ستكون قادرة على تحويل الموارد إلى عوائد تجارية قوية.

إذا لم تتمكن من قياس الموارد، فسيتم إهدارها. في بعض الأحيان قد لا يكون من الممكن تحسين جميع الموارد المتاحة مرة واحدة.

  • التفويض

التفويض هو عملية إسناد وإسناد العمل إلى شخص آخر. لا يستطيع موظفوك التعامل مع كل جانب من جوانب المشروع بأنفسهم. سيتطلب الأمر الكثير من الوقت والطاقة، ولهذا السبب يعد تفويض المهام مهارة تنظيمية أساسية.

القائد المنظم يدرك نقاط القوة والقيود لدى الفريق. وسوف يساعد في تفويض المهام لأولئك القادرين على التعامل معها.

  • تحديد الأولويات

تحديد الأولويات هو تنظيم المهام بحيث يتم تنفيذ المهام الأكثر أهمية أولاً. يجب أن يكون لدى الموظفين وضوح المهام حتى يتمكنوا من تحديد الأولويات بشكل أفضل. ولذلك، فإنه سوف يساعد في الحفاظ على وضوح الهدف النهائي.

إن القدرة على تحديد أولويات المهام ستجعل حياتك أسهل وأقل إرهاقًا. يقوم القائد المنظم بإنشاء قائمة مهام ويفهم أي المواعيد النهائية يجب أن تكون أولًا، مما يؤدي إلى تخطيط أفضل.

مع الممارسة، ستصبح أكثر ثقة في فهم المهمة التي يجب إكمالها أولاً.

يتعامل أصحاب العمل غير المنظمين مع المهام بطريقة عشوائية، مما يؤدي إلى إهدار الطاقة والوقت. يساعد تحديد الأولويات في الحفاظ على ترتيب الأمور واستكمالها في الوقت المحدد.

  • التعاون

التعاون هو مجموعة من الموظفين يعملون معًا ويساهمون بمجموعات مهاراتهم لتحقيق هدف مشترك. التعاون مفيد لكل من المنظمة والموظفين. إنها مهارة تتعلق بالتعاون مع الآخرين والتي ستفيد بشكل كبير نتائج المشروع.

التعاون ليس شيئًا يمكن فرضه قسراً على الموظفين. يحدث التعاون الجيد عندما تكون هناك ثقافة عمل صحية.

لزيادة مشاركة الموظفين، يمكنك استضافة مناسبات اجتماعية غير رسمية. في الاجتماعات غير الرسمية، يتعرف الموظفون على بعضهم البعض بشكل أفضل ويشكلون روابط.

بدلاً من أحداث اجتماعات الفريق ذات الميزانية الكبيرة، يمكنك استضافة مناسبات اجتماعية صغيرة ولقاءات. سيوفر لك هذا المال ويشجع العمل الجماعي وروح الفريق.

  • حدد الأهداف

يجب على كل قائد يتمتع بمهارات تنظيمية جيدة أن يكون موجهًا نحو الأهداف. يجب أن تكون قادرًا على التمييز بين الأهداف قصيرة المدى والأهداف طويلة المدى. من خلال الاستمرار في التركيز على الخطط، يمكنك تحقيق الأهداف بكفاءة.

بعض الخطوات لتحديد الأهداف هي:

أهداف العصف الذهني.

حدد أولويات الأهداف في القائمة واختر الموظفين الذين تريد إشراكهم

تحديد الأهداف وخطة العمل لكل هدف

المراقبة المستمرة للموظفين.

تقييم التقدم

كن مرنًا في تغيير الأهداف مع المواقف المختلفة.

مؤشرات الأداء الرئيسية هي قيم أداء قابلة للقياس تشير إلى كيفية أداء أهداف العمل. وعندما يتم قياس الأداء تزداد نسبة التحسن.

  • الحفاظ على الكفاءة

الكفاءة والتنظيم يسيران جنبا إلى جنب. تتطلب الكفاءة التخطيط لأن المشاريع الأكثر سلاسة تنفذ المشكلات القليلة التي تنشأ. تتيح لك الكفاءة معرفة مكانك في أي وقت. يجب تنظيم الأمور بشكل جيد لمنع ظهور المشاكل.

بعض النصائح للحفاظ على الكفاءة هي:

تفويض المسؤوليات

إن منح موظفيك المسؤوليات يساعدهم على اكتساب المهارات والخبرة القيادية. سيؤدي هذا إلى زيادة الإنتاجية بكفاءة.

تقدير الموظفين ومكافآتهم

إن تقدير موظفيك للعمل المنجز يمكن أن يجعلهم يشعرون بالتقدير ويحفزهم على مواصلة العمل الجاد.

إعطاء ردود الفعل لبعضهم البعض

من خلال تقييم الأداء، تقديم ملاحظات للموظفين حول أدائهم. دعهم يعرفون أين يتفوقون وما هي المجالات التي يحتاجون إلى تحسينها.

التواصل الفعال

إن كيفية تواصل القادة مع الموظفين أمر مهم أيضًا، لبناء الثقة ورفع المعنويات بين الموظفين ويؤدي إلى إنتاجية أفضل في مكان العمل. يستثمر القائد الجيد الكثير من الوقت والطاقة في توفير خطوط اتصال واضحة.

الموظفون الذين يتواصلون بشكل فعال مع زملائهم في الفريق والمديرين والعملاء هم أكثر عرضة للأداء الجيد من غيرهم. إن معرفة كيفية التواصل بشكل جيد هي بالتأكيد مهارة قيمة.

سيؤدي ضعف مهارات الاتصال إلى الاغتراب ويؤثر على طريقة عمل الناس. إنه أمر محبط للغاية ويؤدي إلى ضغوط لا داعي لها.

اقرأ أيضا: دليل الشهادات المهنية الاحترافية في إدارة الأعمال

خاتمة

مهارات التنظيم هي أحد الأصول للشركة. إنها العادات أو الأدوات الصحية التي تسمح للقوى العاملة لديك بالبقاء مركزة ومحفزة وفعالة في المهام اليومية وتمنح الفريق الطاقة والقوة والمساحة الذهنية لتحقيق النتيجة المرجوة.

فيVERN و IBAS نقدم العديد من برامج الماجستير المريحة والمرنة عبر الإنترنت، التي تساعدك في إدارة شركتك وعملك بشكل أفضل.

إذا كنت ترغب في أن تكون أحد طلابنا، فلا تتردد في الاتصال بنا للحصول على مزيد من التفاصيل.

https://wa.me/201000498154