إدارة المشروع هي عملية معقدة. هناك العديد من الأجزاء المتحركة التي يمكن أن تتغير في أي وقت، ومن المستحيل التنبؤ بتأثيرات أي حدث غير مخطط له قد يحدث ومع ذلك، فإن معرفة مراحل المشروع تساعدك على الاستعداد لكل منها بشكل صحيح وتقليل هذه الشكوك والأحداث غير المخطط لها.
في هذه المقالة نشرح بطريقة سهلة ما هي مراحل المشروع وكيف يتم تنظيم عمليات المشروع بناءً عليها.
ما هي إدارة المشاريع؟
تشير إدارة المشروع إلى مجموعة من الأنشطة المؤقتة، التي يتم تنفيذها في مجموعة، بهدف إنتاج منتج أو خدمة أو نتيجة.
تسمح مجموعة الممارسات والمهارات المطلوبة من مدير المشروع لهؤلاء المهنيين بتخطيط المشاريع وتنفيذها ومراقبتها والتحكم فيها لتحقيق النتائج بأفضل طريقة ممكنة وبأقل عدد من حالات الفشل والمخاطر.
تساعد إدارة المشاريع الشركات على بناء مشاريعها على استراتيجيات وقرارات رشيقة ومنتجة وفعالة بناءً على الممارسات الموصي بها من قبل المتخصصين.
من خلال منهجيات إدارة المشاريع واتباع مراحل المشروع الخمسة، من الممكن استخلاص أفضل أداء من فريقك. كل هذا الجهد يعمل على ضمان أنك، بناءً على هذه المعرفة، ستقدم أفضل النتائج لعملائك.
باختصار، الهدف هو التأكد من أن النتيجة مرضية للشركة – فيما يتعلق بالمواعيد النهائية والتكاليف المحددة – وللعميل النهائي.
إدارة المشروع لديها 3 أهداف:
إدارة بدء المشروع وتقدمه.
إدارة وحل المشكلات التي قد تحدث خلال العملية.
تسهيل إنجاز المشروع ومهام الموافقة.
اقرأ أيضا: تحليل swot | ما هو وما أهميته
ما هي مراحل المشروع الخمسة؟
عادة ما تكون مراحل المشروع من خمس مراحل الخمس وهي:
المرحلة الأولى: بدء المشروع
المرحلة الثانية: التخطيط للمشروع
المرحلة الثالثة: تنفيذ المشروع
المرحلة الرابعة: المراقبة والتحكم
المرحلة الخامسة: إغلاق المشروع
دعونا نلقي نظرة على جميع مراحل المشروع هذه بمزيد من التفصيل.
- المرحلة الأولى: بدء المشروع
يمكن أن تختلف مرحلة البدء اعتمادًا على حجم المشروع وتعقيده. بالنسبة لمشروع بسيط، مثل ترجمة موقع ويب للعميل، قد تتكون مرحلة البدء من مجرد اجتماع لتوضيح التفاصيل. بالنسبة لمشروع كبير يتضمن العديد من مخرجات المشروع على مدار أشهر، ستتضمن هذه المرحلة نطاقًا أوسع من الأنشطة.
بالنسبة للمشاريع المعقدة، فإن مرحلة البدء هي المرحلة الأولى التي تضع الأساس لجميع المراحل اللاحقة. ويبدأ بتصميم المشروع. ويجب تحديد الحاجة أو المشكلة أو الفرصة التي سيتناولها المشروع. لتقييم جدوى المشروع من النواحي الفنية، والموارد المالية، وضيق الوقت، إجراء دراسة جدوى.
والخطوة التالية هي العثور على أصحاب المصلحة لفهم احتياجاتهم وتوقعاتهم للمشروع. قم بتطوير حالة عمل (تبرير المشروع)، لتحديد الفوائد والتكاليف والمخاطر والأساس المنطقي لتنفيذ المشروع.
في هذه المرحلة من المشروع، من الضروري أيضًا تحديد نطاق أولي للمشروع، وتحديد ما سيتضمنه وما لن يشمله. سيساعد ذلك في إدارة توقعات أصحاب المصلحة ووضع الأساس لمرحلة تخطيط المشروع. مطلوب تقدير أولي آخر لأعضاء الفريق الرئيسيين الذين سيشاركون، والمخاطر المحتملة في البداية، وتقديرات تقريبية للميزانية وتكلفة المشروع.
النتائج الرئيسية لمرحلة البدء:
دراسة الجدوى.
مبررات المشروع.
ميثاق المشروع الذي يسمح بإنشاء المشروع ويوثق المتطلبات عالية المستوى، ومعالم المشروع، والنطاق الأولي، وأصحاب المصلحة الرئيسيين، والمخاطر، ومعايير النجاح.
- المرحلة الثانية: التخطيط للمشروع
تعتبر مرحلة التخطيط من أهم مراحل تطوير المشروع. فهو يحدد كيفية تنفيذ المشروع وإدارته. تم تطوير خطة شاملة ومفصلة ستكون بمثابة خط الأساس للمشروع لمراحل التنفيذ والمراقبة. في مرحلة المشروع هذه، تحتاج إلى تطوير نطاق تفصيلي للمشروع مع السليمات المتوقعة وتحديد ما سيتضمنه المشروع وما لن يتضمنه بوضوح.
على عكس مرحلة البدء، تتطلب هذه المرحلة من المشروع تقديرًا أكثر تفصيلاً للموارد وتخصيصها، وإعداد ميزانية المشروع بعناية، وتحديد وتقييم مخاطر المشروع. ستحتاج أيضًا إلى وضع معايير الجودة لنواتج المشروع ومؤشرات المشروع لتقييم الأداء والنتائج.
ليس دائمًا، ولكن اعتمادًا على المشروع، قد يقوم بعض المديرين أيضًا بإعداد خطة اتصال لوصف كيفية التعامل مع الاتصالات طوال المشروع. وفي بعض الحالات، يتم أيضًا إعداد خطة إدارة جودة المشروع. إذا كان المشروع يتطلب موارد أو خدمات خارجية، فسيتم التخطيط لها أيضًا في هذه المرحلة.
يقوم معظم المديرين بتخطيط وتنفيذ المشاريع بمساعدة برامج إدارة المشاريع. إنها مساعدة كبيرة لأي مرحلة من مراحل المشروع، ولكن مرحلة التخطيط هي المرحلة التي يجب أن تبدأ فيها إعداد المشروع.
الإنجازات الرئيسية من مرحلة تخطيط المشروع:
خطة مشروع تحتوي على بنية قائمة مهام مفصلة مع تواريخ البدء والانتهاء والتبعيات والجهد المقدر والمدة والمراحل الرئيسية والموارد والمسار الهام، إن أمكن.
خطة التواصل لتسهيل التواصل الفعال مع أصحاب المصلحة.
خطة إدارة الخطر.
- المرحلة الثالثة: تنفيذ المشروع
ترتبط مراحل تنفيذ المشروع بمرحلة التنفيذ. وهنا يبدأ تنفيذ المشروع. تتطلب هذه المرحلة من المشروع بشكل أساسي الإدارة والتنسيق والعمل الفعال. يقوم أعضاء الفريق بتنفيذ المهام والأنشطة كما هو موضح في خطة المشروع ويحاولون الوفاء بالمواعيد النهائية المحددة ومعايير الجودة ونطاق المشروع.
يتأكد المديرون من أن كل عضو في الفريق يفهم دوره ومسؤولياته. تقع على عاتقهم مسؤولية إدارة عبء عمل المشروع وتوفير القيادة والتوجيه للفريق.
خلال هذه المرحلة من المشروع، يقومون أيضًا بالتحقق من جودة العمل المنجز ومراقبة مؤشرات الأداء ومخاطر المشروع. فيما يتعلق بالاتصالات الخارجية، عادةً ما يُبقي مديرو المشاريع أصحاب المصلحة على علم بتقدم المشروع وأي تغييرات مهمة. كما أنهم يتواصلون مع الموردين أو المقاولين الخارجيين.
يعد الحفاظ على التوثيق الدقيق والكامل لتقدم المشروع والتغييرات والقرارات والمعلومات المهمة الأخرى مهمة تعاونية يمكن لكل من المديرين وأعضاء الفريق المساهمة فيها.
الإنجازات الرئيسية لمرحلة تنفيذ المشروع:
أداء.
نتائج العمل في حد ذاته.
الوثائق المتعلقة بتنفيذ المشروع.
- المرحلة الرابعة: المراقبة والتحكم
على الرغم من أنها مرحلة منفصلة من المشروع، إلا أن مراقبة المشروع والتحكم فيه تتم في الواقع بالتزامن مع مرحلة التنفيذ. هدفها الرئيسي هو مراقبة أداء المشروع والتأكد من توافقه مع الخطة وبقاء المشروع على المسار الصحيح. يتضمن ذلك تتبع نطاق المشروع وتقدم المهمة والجدول الزمني والميزانية والموارد.
يشرف مديرو المشاريع على الجدول الزمني للمشروع للتأكد من اكتمال مهام المشروع ومعالمه كما هو مخطط لها. كما يقومون أيضًا بمراقبة ميزانية المشروع ومراجعة النفقات لاتخاذ الإجراءات التصحيحية إذا لزم الأمر. ولضمان الجودة العالية للتسليم، يتم عادةً إجراء مراقبة الجودة والاختبار والمراجعات الدورية.
خلال هذه المرحلة من المشروع، يتم إيلاء اهتمام خاص لتحديد المخاطر وتحليلها والاستجابة لها وحل المشكلات التي تنشأ أثناء مرحلة التنفيذ. تساعد تقارير الأداء الدورية التي تتضمن جميع المعلومات ذات الصلة بحالة المشروع في الحفاظ على الشفافية وإمكانية التتبع.
الإنجازات الرئيسية لمرحلة تنفيذ المشروع:
تقارير المشروع.
تحديثات على مؤشرات المشروع.
الاستجابات للمخاطر والمشاكل.
- المرحلة الخامسة: إغلاق المشروع
تمثل مرحلة إنجاز المشروع اختتامه، مما يشير إلى الانتهاء من جميع الأنشطة. الهدف الرئيسي هنا هو التأكد من تنفيذ كل المطلوب واستيفاء المعايير والمواصفات المطلوبة. ستتطلب بعض المشاريع الحصول على قبول رسمي للمشروع من العميل أو أصحاب المصلحة الآخرين.
ويتطلب إغلاق المشروع أيضًا إنهاء العقود أو الاتفاقيات مع الموردين وسداد جميع الدفعات المطلوبة. يقوم مديرو المشاريع بإجراء تقييم للمشروع لتوثيق الدروس المستفادة وتقديم النتائج إلى أصحاب المصلحة. يتم بعد ذلك أرشفة جميع الوثائق بشكل صحيح ويمكن اعتبار المشروع مكتملاً
النتائج الرئيسية لمرحلة الانتهاء:
التقرير النهائي للمشروع.
تقرير تقييم المشروع.
إغلاق الوثائق.
اقرأ أيضا: اهم تقنيات تحليل الاعمال
مثال على مراحل المشروع المتسلسل
دعونا نستعرض مثالاً لمراحل مشروع بسيط لتطوير وإطلاق منتج جديد، مثلاً نموذج دراجة كهربائية. وسيتبع المشروع النموذج التسلسلي التقليدي. يرجى ملاحظة أن هذا لأغراض توضيحية فقط. في الحياة الحقيقية، سيكون لكل مشروع المزيد من التفاصيل عن مراحل المشروع الخمسة.
- مرحلة البدء
نحن نحدد ما سيكون عليه المشروع. للقيام بذلك، نبدأ مع التصور. نحن نبحث في الاتجاهات الحالية في سوق الدراجات الإلكترونية واحتياجات المستهلكين ونحدد نقاط البيع الفريدة (مثل عمر البطارية والتصميم والسعر).
نقوم بدراسة الجدوى: تحليل السوق والعملاء المستهدفين. نحن نأخذ في الاعتبار أيضًا الجدوى الفنية (تقنية البطارية، مواد الإطار). ونقوم بالتحليل المالي (توقعات التكلفة، وتقدير عائد الاستثمار).
نقوم بتحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين (المستثمرين والموردين والخبراء).
نقوم بإعداد القانون التأسيسي للمشروع.
مرحلة التخطيط
نقوم بإنشاء خطة المشروع بجدول زمني مفصل يتضمن التسليمات المتعلقة بالتصميم، وتطوير النموذج الأولي، والاختبار، والإنتاج، والإطلاق.
نقوم بتخصيص الموارد (البشرية والمالية والمادية) ونقوم بتقدير التكلفة.
نقوم بتعيين الأدوار والمسؤوليات (مدير المشروع، مهندس التصميم، مدير سلسلة التوريد).
قمنا بوضع مؤشرات لقياس التقدم: معدل الإنجاز، تباين الميزانية، تباين تكلفة الإنتاج، معدل دوران المخزون – تكرار تجديد المخزون أثناء الإنتاج.
بالإضافة إلى بعض المقاييس لقياس نتائج ما بعد الإطلاق: معدل اختراق السوق، وعائد الاستثمار التسويقي، والوعي بالعلامة التجارية، والطلبات.
نقوم بإعداد خطة إدارة المخاطر.
نقوم بإنشاء قنوات الاتصال وجداول الاجتماعات.
نقوم باختيار موردي المكونات مثل البطاريات والمحركات والإطارات ونتفاوض بشأن العقود وشروط التسليم.
مرحلة التنفيذ
لقد بدأنا بتصميم المنتجات وتطويرها.
نقوم بإجراء اختبارات السلامة (أنظمة الكبح، وقوة الإطار) واختبارات أداء البطارية (دورة الحياة، والاستقلالية).
أنشأنا الإنتاج: خط التجميع، ونقاط مراقبة الجودة، وتدريب الموظفين، وإدارة المخزون.
مرحلة التحكم
نحن نراقب مقاييس التقدم.
نعقد اجتماعات منتظمة حول حالة المشروع.
نحن نراقب الجدول الزمني للمشروع والميزانية.
نحن ننفذ ضوابط الجودة طوال العملية برمتها.
نقوم بشكل دوري بتقديم التقارير وتقديم المشاريع إلى الأطراف المهتمة.
نقوم بإجراء التعديلات على أساس التقدم والتحديات.
مرحلة الانتهاء
أطلقنا المنتج.
نقوم بإجراء تقييم ما بعد الإطلاق من خلال جمع التعليقات والمراجعات وتحليل بيانات المبيعات واستجابة السوق.
نقوم بتقييم المشروع وتحديد الدروس المستفادة ومجالات التحسين.
نقوم بإعداد الوثائق الختامية للمشروع.
ما الفائدة من اتباع خطوات مراحل المشروع الخمسة؟
إن تقسيم المشروع إلى أجزاء أصغر وأكثر قابلية للإدارة سيسمح لك بالتحقق من التقدم وتحديد المشكلات المحتملة قبل أن تبدأ.
تم تصميم مراحل المشروع بدقة لتجنب الأخطاء والتأخيرات التي قد تؤدي إلى تغيير الميزانية والجدول الزمني المقدر.
تساعد مراحل المشروع أيضًا على تحسين التواصل بين أعضاء الفريق، حيث تعمل على تحديد أدوار ومسؤوليات كل منهم.
إن تكليفك بالمهام وتحديد الأهداف يسمح للجميع بالبقاء على المسار الصحيح والعمل معًا بكفاءة.
اقرأ أيضا: استراتيجية التحول الرقمي | طريقك للنجاح في العصر الرقمي
ما هي أهمية إدارة المشاريع؟
تسمح إدارة المشاريع بتنفيذ التخطيط والمراقبة والتحكم بشكل أكثر كفاءة وفعالية، وبجهد وموارد ووقت أقل. ولوضع سياق أفضل لمزايا إدارة المشاريع، نشير إلى بعض فوائدها:
تحسين الوقت
يمكن استخدام إدارة الجدول الزمني كمعيار عند مقارنة الوقت المخطط له مع الوقت الفعلي المستغرق. ومن خلال التحكم بشكل أكبر في المشروع، يمكنك معرفة متى يتم تخصيص كل مورد، وتجنب الهدر، وتحسين استخدام الموارد البشرية والمالية والمادية.
تخفيض التكلفة
بمجرد أن يقوم مدير المشروع بوضع خط الأساس للتكلفة، فمن الممكن تقليل التكاليف من خلال الاستفادة من الفرص، ولكن بشكل أساسي من خلال استخدام الموارد المالية في الأوقات المناسبة.
نتائج أكثر حزما
كما هو الحال في إدارة المشاريع، يتم تفصيل جميع الأعمال وتحديد العمليات، ومن الأسهل ضمان جودة المنتج النهائي. ومع التخطيط الجيد وروتين مراقبة المشروع، ستكون النتيجة النهائية بلا شك أكثر حزماً وأقرب إلى متطلبات العميل.
التزام أكبر للفريق
إن البيئة المهنية المنظمة مع مدير جيد يولد الثقة والشفافية توفر للفريق المزيد من الحافز، ونتيجة لذلك، التزامًا أكبر بمشاركة معلومات المشروع ومواءمتها مع جميع الأطراف المعنية.
سيطرة أكبر على العملية
يعد تبسيط عملية إدارة شيء معقد مثل المشروع ميزة كبيرة. تسمح لك إدارة المشروع بمركزة جميع المراحل والعناصر اللازمة لتنظيم المشروع من البداية وحتى التسليم النهائي وجعل العمل أكثر إنتاجية.
التحكم بالمخاطر
في هذه العملية، يتم تحديد التهديدات الرئيسية للمشروع، وكذلك الفرص. بمعنى آخر، يمكن للمدير تحديد العلامات التي تشير إلى التهديدات التي تتحقق ومعرفة ما يجب فعله لتقليل التأثيرات على المشروع. ومن ناحية أخرى، يعرف المدير الجيد كيفية تصور الفرص واستخدامها لصالحه.
زيادة رضا العملاء
وهذه الفائدة هي نتيجة للفوائد السابقة. من خلال التحكم في المشروع، من الممكن إدارته بشكل جيد وضمن الوقت والتكلفة المخططين. بهذه الطريقة، من الطبيعي أن يشعر عميلك بالرضا أكثر عن النتائج التي حصل عليها. في النهاية، الهدف المشترك للمشروع هو على وجه التحديد الحصول على عميل سعيد.
أخيرًا، إذا كنت ترغب في دراسة ماجستير اداره الاعمال تخصص إدارة المشاريع، ولكنك لم تختر المكان المناسب، فأننا نرشح لك دراسة الماجستير في VERN و IBAS