هل تساءلت يومًا كيف تضمن الشركة وصول المنتجات أو الخدمات المشتراة إليك بسرعة أو أنها تتجاوز التوقعات التي كانت لديك وقت إجراء عملية الشراء؟ إن تحقيق هذه النتائج وأكثر من ذلك بكثير يعود الفضل فيه إلى إدارة العمليات في الشركة.
تعد إدارة العمليات عاملاً مهمًا في العلامة التجارية، حيث تمنح لك صورة واضحة عن المنافسين. بالإضافة إلى ذلك، تأكد من عدم وجود تجارب غير سارة بسبب عدم وجود استراتيجية فعالة تعالج احتياجات المشترين أو مشاكلهم.
في هذه المقالة، سنخبرك ما هي إدارة العمليات وأهمية القيام بها بشكل صحيح.
ما هي إدارة العمليات
إدارة العمليات هي مجموعة الاستراتيجيات والخطط والإجراءات التي يتم تنفيذها حتى تعمل الشركة على النحو الأمثل. هدفها هو تحقيق كفاءة التصنيع والإنتاج والإدارة الداخلية، لضمان رضا العملاء وزيادة إنتاجية المنظمات.
اقرأ أيضا: التسويق الاستراتيجي دوره وأهميته في نجاح الشركات
ما هو الغرض من إدارة العمليات؟
الغرض الرئيسي من إدارة العمليات في الشركات هو التأكد من تنفيذ أنشطتها الداخلية بأفضل طريقة. وهذا يتعلق بالمنظمة نفسها، ولكنه يؤثر أيضًا على تصورها الخارجي.
من خلال إدارة جميع عملياتك، فإنك تضمن أن فريقك يعمل كما هو متوقع وأن علاقاتك مع عملائك ستكون ناجحة. بهذه الطريقة، يمكنك تحسين أنشطتك لتقليل التكاليف المشتقة، وفي الوقت نفسه، زيادة ربحية شركتك عن طريق إبرام المزيد من الصفقات التجارية.
بعبارات بسيطة، إدارة العمليات تجعل شركتك تحقق أهدافها. وهذا العامل في حد ذاته يوضح أهمية استثمار الوقت والجهد في تحسين إدارة مواردك وأنشطتك وعلاقاتك مع العملاء.
أهمية إدارة العمليات
تعد إدارة العمليات ذات أهمية قصوى لشركتك أو علامتك التجارية لأن الطريقة التي تبيع بها وتقدم المنتجات أو الخدمات تفيد أو تضر بسمعتك في مجال عملك. ولكن ليس ذلك فحسب، بل تعمل إدارة العمليات أيضًا داخل الشركة. لذلك يجب الاهتمام بإدارتها الجيدة.
على سبيل المثال، من خلال تنفيذ استراتيجيات الإدارة الداخلية، ستضمن أن فريقك يعرف مهامه بعمق وأنه منظم بشكل أفضل لتنفيذ جميع المهام. وفي المقابل، ستتعامل شركتك بشكل أفضل مع المواقف التي تنشأ وستتحول الخبرات والتفاعلات إلى مواقف أكثر استباقية وديناميكية.
من جانبها، مع إدارة العمليات الخارجية، يمكنك الحصول على تفاصيل عن حالة اقتصادك وتحليل الاستراتيجيات التي تناسب رأس مال شركتك. وبالمثل، ستتمكن من تقييم المنافسة لمعرفة مجالات الفرص والاستفادة من تلك النقاط التي لا يغطيها عملها. وبفضل هذا، سوف تكون قادرًا على تكييف استراتيجياتك بسرعة وفعالية.
أنواع إدارة العمليات
- إدارة العمليات الداخلية
تهدف إدارة العمليات الداخلية إلى مراقبة وتقييم وتحسين جميع الأنشطة التي يتم تنفيذها داخل الشركة: الإجراءات المالية؛ تعيين الموظفين، وتفويض المسؤوليات؛ إنشاء سلاسل إنتاجية؛ التصنيع وتطوير المنتجات؛ بين أشياء أخرى كثيرة.
إن تنفيذ هذا النوع من الإدارة يفيدك، قبل كل شيء، في القدرة التنافسية لموظفيك، وكذلك في الخبرة التي ستطورها شركتك بمرور الوقت. بالإضافة إلى ذلك، تتجنب الهجر المستمر للموظفين، حيث لن يشعروا بالضياع، دون وظيفة محددة أو مع كثرة المهام.
عادة، ترتبط إدارة العمليات الداخلية بمجال التواصل الاجتماعي أو الموارد البشرية، والغرض منه هو توفير التدريب والرفاهية للموظفين داخل مساحة العمل وتنظيم الهيكل الداخلي للمنظمة.
- إدارة العمليات الخارجية
من جانبها، ترتبط الإدارة التشغيلية الخارجية بالعميل ورأس المال وتحليل السوق لإنشاء استراتيجيات أفضل وتحقيق الأهداف المحددة. يتضمن ذلك إدارة العلاقة مع العملاء وإنشاء استراتيجيات المبيعات والتسويق ودراسة المنافسة وتتبع المشتريات.
يسعى هذا النوع من الإدارة إلى تلبية احتياجات المستهلكين من خلال خدمة شاملة تلبي توقعاتهم، بدءًا من اهتمام الموظفين وحتى جودة المنتج أو الخدمة.
ومن الشائع أن إدارة العمليات الخارجية تعتمد على الوكلاء الذين يتفاعلون مع السوق، مثل مديري المبيعات والمحللين وممثلي الأعمال. من خلال استراتيجية موجهة نحو العملاء، ستكتشف الجمهور المهتم بك وتصمم رسائل مخصصة لجذبهم وتوليد فرص مبيعات أكبر.
اقرأ أيضا: كم سنة دراسة الماجستير المهني
مميزات إدارة العمليات
على الرغم من أن كل شركة مسؤولة عن تطوير إستراتيجيتها الخاصة لإدارة العمليات، إلا أن هناك بعض النقاط المشتركة التي يجب أن تتوافر لدى كل إدارة:
المساعدة لخفض التكاليف
إحدى النقاط الرئيسية في الشركة هي الحصول على دخل أعلى بتكاليف أقل. يساعد تنفيذ إدارة العمليات الجيدة على اكتشاف الأدوات المناسبة لإدارة مالية أفضل. ويشمل هذا الجانب إدارة المخزون والشحن والتصنيع وغيرها. وهذا بدوره يسمح لك بتوفير رأس المال عن طريق القضاء على تدفقات الأموال غير الضرورية.
يتطلب تحليل البيانات
قم أيضًا بتحليل الاستراتيجيات الحالية للشركات للعثور على مجالات الفرص المتاحة لها وتحسينها. وللقيام بذلك، يجب عليهم التحقيق في السوق والكشف عن الاحتمالات القابلة للتطبيق والمناطق التي توجد فيها مخاطر أكبر لخسارة الأموال، سواء كان ذلك بسبب سوء التنسيق أو سوء جودة المواد، من بين أسباب أخرى.
بمثابة خطة للمستقبل
يجب أن تكون استراتيجية إدارة الأعمال بمثابة خطة للمستقبل. وهذا يعني أن إدارة العمليات الجيدة يجب أن تضع أدلة أو برامج أو بروتوكولات عمل يجب اتباعها لفترة من الوقت، أو إلى أجل غير مسمى حيثما كان ذلك مناسبًا. وبهذه الطريقة يمكن تنفيذ استراتيجية تشغيلية تتيح لك تحقيق المبيعات المطلوبة على مدار الأسبوع أو الشهر أو السنة.
نهج شامل
تتكون إدارة العمليات الجيدة من تخطيط العملية برمتها التي تقود الشركة إلى تقديم منتج للعملاء: منذ إنشائه، إذا كان سيتم استيراده، وكم سيكلف، إذا كان سيتم الاحتفاظ به في مستودعاتها، إذا كنت ستقدمه في فرع فعلي أو عبر الإنترنت، وكيفية بيعه، وكيف سيتم إنتاجه، وما إلى ذلك. يجب أن تكون العملية برمتها في الخطة حتى لا تضيع الوقت ولا تجعل المشتري ينتظر، وبالتالي لا تثق في علامتك التجارية.
الاستفادة من إمكانيات فرق العمل
تعتمد إدارة العمليات في الشركات على الاستفادة القصوى من موهبة الفريق لإنجاح الشركة. لذلك، يجب أن يكون لدى المؤسسات موظفين قادرين على حل أسئلة العملاء المختلفة لبناء الثقة وإسعادهم وجذب المزيد من الأشخاص. وبالمثل، يجب أن يكون موظفوك ملتزمين بأهداف الشركة وإلا فقد يضيع الاتجاه.
القيادة
ومن المهم أن يكون لديك أيضًا داخل شركتك منطقة أو شخص مسؤول عن إدارة العمليات. يتعين على هذا الشخص تحليل السوق والاتجاهات الحالية للحفاظ على تطور الأعمال وحتى يتمكن من تكييف عملك مع التغييرات الجيدة والسيئة التي تنشأ.
المبادئ التسعة لإدارة العمليات
إدارة العمليات لديها عدد من المبادئ التي تجعل عملها ممكنا. نذكر هنا الأساسيات التي يجب عليك مراعاتها عند بدء استراتيجيتك.
- التنظيم: هذا المبدأ هو جوهر إدارة العمليات، لأنه يضمن أن جميع العناصر المتضمنة في تطوير المنتجات أو الخدمات يتم تخصيصها وتنظيمها بشكل جيد بين فريق العمل الخاص بك. وبذلك سيعطي الجميع نتيجة إيجابية تنعكس على أرباح أكبر لشركتك.
- الاحترافية: تحويل إدارة العمليات إلى نموذج احترافي يجعل شركتك فعالة ورسمية طوال عملية الإنتاج. يفيد هذا صورة علامتك التجارية ويعزز ثقة العملاء لأنهم يشعرون بالثقة بأنهم يستثمرون أموالهم في شركة لن تخيب آمالهم بالمنتج وتسليمه والتي ستلبي احتياجاتهم.
- الثقة: يجب على إدارة العمليات أن تخلق الثقة، ليس فقط في العملاء، ولكن أيضًا في فريق العمل الخاص بك. يجب أن تؤمن الشركة بقدرات موظفيها لتحقيق أهداف المبيعات أو الإيرادات. ويحدث نفس الشيء في الاتجاه المعاكس، حيث أن 93% من الموظفين يرغبون في العمل في شركات لديها هدف وتأكد من أن جهودهم ستكافأ.
- الابتكار: إذا لم تقم الشركة بإجراء تغييرات في الطريقة التي تتعامل بها مع منتجاتها أو خدماتها وكيفية بيعها، فقد يؤثر ذلك بشكل كبير على الإيرادات. وهذا يعني أنه يجب أن يظل على اطلاع دائم بالتغيرات في سلوك المستهلك واحتياجاته بما يرضي كلا الجانبين.
- الإستراتيجية: سيتعين على الشركة أن تفكر في الاتجاهات والمشاريع والأفكار الجديدة التي سيتم تطويرها بمرور الوقت، بالإضافة إلى استراتيجية تشغيلية تفيد المنظمة على المدى القصير أو المتوسط أو الطويل.
- الواقعية: كمنظمة، ضع في اعتبارك أن لديك بعض القيود. قد يؤدي عدم اكتشافها والرغبة في الوصول إلى المزيد من العملاء إلى نتائج عكسية لأنك قد تخسر المال والوقت.
- وعي المنافسين: تعرف على المنافسة في مجال عملك، وافهم مدى نجاحهم وأين فشلوا حتى تتمكن من التميز من خلال تقديم أفضل الممارسات أو المنتجات أو الخدمات وخدمة العملاء.
- تجاوز التوقعات: في كل مرة يقوم فيها المستهلك بعملية شراء جديدة، يجب على الشركات التأكد من أن هذه التجربة ذات جودة ممتازة. إذا حققت ذلك، فإن المكافأة ستكون (بالإضافة إلى المزيد من المبيعات) الحصول على ولاء العميل وحتى التوصية.
- المرونة: يكون لهذا أهمية أكبر عندما تقدم الشركة الخدمات، حيث أن الأوقات والمساحات اللازمة لتلقيها لا تتطابق دائمًا مع تلك الخاصة بالمشتري. لذلك، إذا حافظت شركتك على قدر أكبر من المرونة، سيكون لديها فرص أكبر للحصول على الدخل، سواء العملاء الجدد أو الأموال.
- https://wa.me/201000498154
مسؤوليات إدارة العمليات
تتضمن إدارة العمليات أيضًا المسؤوليات التي يجب الوفاء بها (مع الشركة والعملاء) للحفاظ على سير عمل الشركة. ندرج أدناه سلسلة من الأنشطة التي يجب على هذا المجال والشخص المسؤول تضمينها ضمن وظائفهم.
إدارة الموارد:
إدارة العمليات مكلفة بإدارة الموارد، المالية والمادية، المستخدمة لإنتاج عناصر أو خدمات محددة. يتم تعيينها، إما بالشهر أو الربع أو الفصل الدراسي أو السنة.
تحديد أولويات الاستثمار:
يرتبط بإدارة الموارد، ويجب أن تكون إدارة العمليات مسؤولة عن تحديد أولويات الاستثمارات التي يطلبها الفريق التشغيلي. مسؤوليتك هي أن تقرر ما إذا كانت الميزانية مخصصة للعمليات الإنتاجية أولاً أم للعمليات الإدارية. يجب عليك تحليل المجال الذي يتطلب تجديد المعدات أو المواد، وبالتالي تخصيص رأس المال.
اقتراح الخطط:
مسؤولية أخرى هي اقتراح الخطط أو الاستراتيجيات بناءً على ما يريده العملاء ويحتاجونه من العناصر التي تقدمها. من خلال وجود استراتيجية لكيفية بيع المنتج والخدمة، فمن المرجح أن يتم إجراء عمليات الشراء.
الوقاية من المخاطر:
إدارة العمليات تتجنب المخاطر في العمليات. إذا قمت بإنشاء منتجات، فستكون هذه المنطقة مسؤولة عن الحفاظ على كل شيء مرتبًا بحيث تصل المواد الخام في الوقت المحدد، وتكون الأدوات فعالة، وتكون مجموعة المنتجات مثالية للبيع، ويتم عرضها للجمهور ويتم البيع صنع. تساعدك خطة تجنب المخاطر، إلى حد كبير، على تقليل الخسائر المالية، أو الخسائر من العملاء أو الشركاء.
تسليم المنتجات:
يتوقع العملاء منتجاتهم في الوقت المناسب، لذلك تضمن هذه المنطقة تسليمها كما هو محدد. إن تحقيق هذا الهدف يساعد العملاء على البقاء راضين ومخلصين لعلامتك التجارية.
تعريف الأهداف:
إن وجود خطة ثابتة لتحقيق أهداف معينة (أو أهداف تشغيلية) يقدم لفريق العمل الخاص بك اتجاهًا لما يجب عليهم تحقيقه حتى تستمر الشركة في النمو، سواء من حيث السمعة أو الاقتصاد.
تعيين فريق العمل:
تعيين أكفأ الموظفين وتدريبهم على المهام التي تطلبها الشركة. ولذلك، يلعب مجال الموارد البشرية دورًا مهمًا عندما يتعلق الأمر باختيار المواهب البشرية المناسبة. من المهم أن يتمتع المرشحون الجدد بالصفات المثالية وأن يلتزموا على المدى الطويل بالشركة.
رعاية العلاقات الداخلية الجيدة:
أنت على دراية بما يحدث داخل الشركة وخارجها. في الداخل، فهو مسؤول عن الحفاظ على علاقات عمل ممتعة، دون احتكاك، بين عناصر الفريق، ولكنه يضمن أيضًا الالتزام باللوائح الداخلية للحفاظ على النظام.
خلق احتياجات جديدة:
عندما يكون لدى الشركات بالفعل منتجات أو خدمات توفر لها دخلاً جيدًا، فإنها تسعى إلى توسيع أسواقها والوصول إلى عدد أكبر من الأشخاص. ولذلك، فإن إدارة العمليات مسؤولة عن خلق احتياجات جديدة للأشخاص (مثل المنتجات أو الخدمات الجديدة المثيرة للاهتمام والتي تجذب المستخدمين). يتم تحقيق ذلك من خلال دراسة الاتجاهات والاستماع إلى العملاء لمعرفة ما يعجبهم وما يمكنك إنشاؤه.
اقرأ أيضا: كيف تختار موضوع رسالة الماجستير؟ 5 خطوات لا غنى عنهم