تسيطر المنافسة بشكل كامل على قطاع الأعمال وكنتيجة حتمية لذلك نجد المنظمات تسعى جاهدةً لرفع كفائتها الإنتاجية واستغلال مواردها بالطريقة المثلى التي تحقق في نهاية الأمرأهدافها ورؤيتها .
ولأن المخزون هو أحد موارد المنظمة حيث يعتبر أهم أصولها المتداولة، فالتعامل مع عنصر مثله يحتاج لإدارة كاملة تمتد إجراءاتها إلى ما هو أبعد من جرد العناصر وإعادة ترتيبها، حيث تشمل كل شيء بدءًا من الإنتاج الكامل وإدارة الأعمال إلى مراقبة المخزون وتحليل الطلب الحالي والتنبؤ بالوقت المتوقع لضبط المخزون حسب الطلب والانتاج إلى المقاييس والتقارير وحتى المحاسبة.
وإدارة المخزون كغيرها من الإدارات لا تحتاج فقط لتخطيط البرامج والسياسات والإجراءات التنظيمية لتسهيل عملية الإستثمار في المخزون وإنما تحتاج إلى نهج شامل للمراقبة ليعمل على تقييم أداء المؤسسة بما يكفل استمرار الوفاء بإحتياجتها من المواد المختلفة بأفضل كفاءة وأقل تكلفة ممكنة وهذا ما سنتطرق له فيما يلي..
مراقبة المخزون
هي نهج منظم لتنفيذ الخطط والسياسات المتعلقة بالمخزون حيث أنها تشمل تصميم و اختيار النظم والبرامج المستخدمة لضمان سلامة إجراءات الإستلام والصرف للمــواد اللازمة للتصنيع و البضائـع الغير مصنـعــة و تامــة الصنع بحيث تكون مستوياتها متناسقة مــع الخطط الإنتاجيـة بهدف تلبية احتياجـات المشروع وتسهيل عملية تقييم أداء المؤسسة وتقليل الفاقد لتحقيق أهداف المنظمة بكفاءة وفعالية
أهداف مراقبة المخزون
- تساعد المراقبة الفعّالة للمخزون على توفير المعلومات الكافية عن مستويات المخازن ومن ثَم الإحتفاظ بالكميات والأصناف في التوقيت المناسب لعمليات الانتاج
- تفادي الإزدواج ورفع كفاءة الأموال المستثمرة من خلال تقليل تكاليف التخزين والحصول على أقل الأسعار من المواد اللازمة للتصنيع والتي لها تأثير مباشر في زيادة هامش الربح لدى المصّنع.
- تجنّب تجميد السيولة النقدية الناتجة عن الزيادة في المخزون ، وتحسين الإنتاجية من خلال تقليل الفاقد الناتج عن زيادة المخزون، وإدارة الصادرات والواردات النقدية
طرق مراقبة المخزون
تختلف طرق مراقبة المخزون وفقًا لما تهدف له المراقبة في حد ذاتها، فيمكن تصنيفها على أساس الزمن، المصدر، الأهداف أومجال الرقابة وسوف نتناول فيما يلي أهم أربعة طرق من طرق رقابة المخزون وهي
- الرقابة على الجودة
تهيئة المخازن والتأكد من أنواع ومواصفات الأصناف التي يتم استلامها ومدى مطابقتها للمعايير المحددة مسبقًا، فتتم مراقبة نوع المخزون عن طريق الفحص الفعلي لعينة عشوائية من المواد والأصناف المتاحة، والتأكد من عدم انتهاء صلاحية بعضها أو حدوث أي خطأ أثناء الإستلام أو أن تصبح المواد اللازمة للتصنيع غير صالحة لإنتاج سلع أو خدمات بالجودة المطلوبة في السوق
- الرقابة على الكمية
تتم مراقبة كميات المخزون عن طريق مراقبة الوحدات المستلمة أوالمخزنة من كل نوع ومعرفة الكميات المطلوب توفيرها لخطوط الإنتاج من خلال خرائط التدفق التراكمية التي تُظهر الكميات اللازمة من المخزون خلال فترات السنة اعتمادًاعلى الكميات المنتجة مسبقًا، كما يتم عمل لجان دورية للجرد والتدقيق الداخلي لتقييم كميات المخزون ومطابقتها بالكميات المحددة والارصدة الدفترية، والتي يمكن من خلالها الكشف عن حالات الركود أو الإختلال في عدد الواحدات المستلمة نتيجة لأي خطأ مع محاولة اصلاح ذلك وتلافيه في المستقبل
- الرقابة على التكلفة
تتم مراقبة تكلفة المخزون عن طريق عمل تحليل التكلفة والعائد وذلك لضبط عملية الإستثمار في المخزون وتخفيض تكاليف الشراء، التأمين، الفحص والاستلام وغيرها . حيث يتم ذلك من خلال توقع حجم الإستثمار وتكاليفه المختلفة ومدى اتفاق التكاليف الفعلية بما تم تحديده مسبقًا
- الرقابة الزمانية
يتم عمل برنامج زمني يشمل الفترة التي تم شراء المواد اللازمة للتصنيع فيها، وزمن التخزين والجرد واستخدام العناصرحتى لا تتلف، ويتم اعتماد هذا البرنامج لمتابعة سير العمل في المخازن وتلافي تأخيرالشراء أو تجاوز الفترة المحددة لإستخدام المواد
مراحل مراقبة المخزون
تنقسم مراحل مراقبة المخزون لثلاثة مراحل أساسية وهي
- تحديد المعايير :- تتمثل تلك المرحلة في تحديد أدوات قياس العمل الفعلي سواء كميًا أو نوعيًا لمعرفة مستوى أداء المنظمة أو الإدارة المستهدفة وتنقسم المعايير إلى
- كمية : مثل معيارمستوى التخزين ومعيارالمبالغ المستثمرة في المخزون
- نوعية: مثل مواصفات الأصناف ومدى تطبيق القوانين في المنظمة
- قياس الأداء :- طبقًا للمعاييرالموضوعة في خطط وبرامج المنظمة يتم قياس الأداء الفعلي للمنظمة من خلال عمليات عدة مثل الجرد أو الفحص أو محاسبة التكاليف النمطية وحساب النفقات
- تصحيح الإنحراف:- يتم تصحيح مسارالأعمال عن طريق اتخاذ الإجراءات التصويبية لإعادة الأمورلمسارها المحدد سابقًا وهذا يأتي بعد مقارنة الأداء الفعلي بالمخطط وقد تكون تلك الإنحرافات ناتجه عن سوء تخطيط أو ظروف خارجة عن إرادة المنظمة وإمكاناتها
مما سبق نجد أن إدارة ومراقبة المخزون أحد المهام الإدارية التي لها تأثير بالغ الأهمية على قدرة المؤسسات على المنافسة في الأسواق والحفاظ على رضا العملاء
وبالتالي يجب على الإدارة العليا الإهتمام بإدارة المخزون والرقابة عليه كمصدر قوة أساسية للمنظمة في السوق وأحد مزاياها التنافسية .