المخزون هو شريان الحياة لأي تجارة التجزئة، تعمل إدارة مراقبة المخزون على إبقاء الأعمال على مسار مربح، وتساعد على زيادة الأرباح إلى أقصى حد، وتحقيق أقصى استفادة من المخزون، ومنع الإفراط في التخزين، وتقليل عمليات الشطب.
سنقدم لك في هذه المقالة أمثلة عملية لكيفية حساب مؤشرات المخزون الرئيسية وأفضل طرق مراقبة المخزون
ما هي مراقبة المخزون؟
يمكن أن تكون مراقبة المخزون في بعض الأحيان مرادفة لإدارة المخزون، حيث يساعد كلاهما في الحفاظ على استدامة الأعمال ماليًا وتلبية طلب العملاء.
إنها سلسلة معقدة من العمليات التي تشرف على تخزين المنتجات وتجديدها وفرزها وتخزينها وتدويرها وتتبعها. وبالإضافة إلى ذلك، فإن مراقبة المخزون هي عملية متعددة الوظائف ومتعددة الأبعاد.
اقرأ أيضا: اهداف دراسة الدكتوراه في إدارة الأعمال
عناصر ووظائف مراقبة المخزون
تشمل الجوانب الوظيفية الرئيسية لنظام مراقبة المخزون ما يلي:
مواصفات البضائع وأرقام تعريفها وأنواعها.
الاحتفاظ بمعلومات عن الأرقام التسلسلية للبضائع.
تنفيذ ومراقبة الباركود.
عملية التجديد.
إدارة قائمة المخزون.
تقارير المستودعات الواقعية في الوقت الفعلي.
تتبع موقع البضائع في الوقت الحقيقي.
مراقبة تخزين المخزون.
العمليات المحاسبية والضريبية المرتبطة بإدارة المستودعات.
مزامنة مخزون المستودعات مع المبيعات.
أهمية مراقبة المخزون
إذا لم تتحكم الشركة في مخزونها، فقد يؤدي ذلك إلى طلبات متأخرة أو تكدس في المخزون، وكلاهما يشكل خطورة على الأداء المالي وولاء العملاء. يؤدي فائض المخزون إلى وفرة من السلع غير المباعة التي تجمد رأس المال العامل، وفي النهاية تصبح مخزونا ميتًا يجب شطبه أو تصفيته. تؤدي الطلبات المتأخرة بدورها إلى عدم رضا العملاء، حيث لا يمكنك كبائع توفير العناصر الضرورية في الوقت المحدد. إذا تم تنفيذ مراقبة المخزون بشكل صحيح، فإن الشركة لديها سيطرة كاملة على مخزونها وتستفيد من الاستخدام الرشيد له.
من خلال تحسين عملية مراقبة المخزون، يمكن للشركات أيضًا تبسيط عمليات سلسلة التوريد، مما يقلل من تكاليف الخدمات اللوجستية والتخزين والنقل.
طرق مراقبة المخزون
لذلك، فإن الوظائف الأساسية لمراقبة المخزون واضحة، فهي تساعد تجار التجزئة على إنفاق أموالهم بشكل فعال على تجديد المستودعات واستبدال المخزون وزيادة التدفق النقدي من خلال التحكم العقلاني في المستودع داخليًا. لنتحدث عن طرق مراقبة المخزون الرئيسية التي تستخدمها هذه الأنظمة:
EOQ (كمية الطلب الاقتصادي) Economic Order Quantity باللغة الإنجليزية
حيث تقوم بحساب كمية المخزون التي تحتاجها، باستخدام المؤشرات التالية:
Q- كمية الطلب الاقتصادي (الوحدات).
S – تكلفة الطلب لكل عملية شراء.
D – الطلب بالوحدات.
H – تكلفة النقل لكل وحدة.
نقطة إعادة الطلب
في حين أن صيغة كمية الأمر الاقتصادي تشير إلى كمية المخزون المطلوبة فعالة من حيث التكلفة، فإن صيغة نقطة إعادة الطلب تحسب الوقت المناسب لطلب المنتجات. هنا هي الصيغة:
المهلة الزمنية + مخزون الأمان = نقطة إعادة الطلب
أنت بحاجة إلى مؤشرين: المهلة الزمنية ومخزون الأمان.
المهلة الزمنية هي عدد الأيام المطلوبة لتسليم طلب المخزون إلى المستودع الخاص بك بعد تقديم الطلب مع المورد الخاص بك. بالنسبة للشركات التي لها علاقة بالأسواق الصينية وتشحن أسهمها من الصين، يعد هذا مؤشرًا بالغ الأهمية. نحن نتحدث عن الطلبات الروتينية المنتظمة، تخيل مدى أهميتها أثناء حالات الفشل اللوجستي أو الإضرابات أو زيادة الطلب أو عمليات التسليم الموسمية.
لحساب الطلب في المهلة الزمنية، اضرب رقمين: المهلة الزمنية لصنف معين ومتوسط الاستهلاك اليومي لهذا الصنف.
مخزون الأمان هو المخزن المؤقت للبضائع المتوفرة في المستودع الخاص بك. لحسابها، قم بضرب أعلى (أقصى) استهلاك يومي لأحد الأصناف وأعلى مدة وصول لهذا الصنف (بالأيام). ثم قم بضرب متوسط الاستهلاك اليومي لأحد العناصر ومتوسط وقت التسليم (بالأيام). وأخيرا، اطرح الأخير من الرقم الأول. هذا كل شيء، هذا الاختلاف هو رقم المخزون الآمن الخاص بك، في العناصر/الوحدات.
والأهم من ذلك، أن التحكم الفعال في المخزون يتطلب مزيجًا من كلا الطريقتين، كلاً من CEP ونقطة إعادة الطلب.
اقرأ أيضا: دليل الشهادات المهنية الاحترافية في إدارة الأعمال
مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لمراقبة المخزون
تعتبر مؤشرات الأداء الرئيسية ضرورية لإدارة المخزون بكفاءة حيث أن هذه المؤشرات تدفع الأداء والأرباح المستقبلية. تجمع معظم مؤشرات الأداء الرئيسية بين المخزون باعتباره الأصل الرئيسي لأعمال البيع بالتجزئة والمبيعات باعتبارها النتيجة النهائية في تجارة التجزئة.
ومن الجدير أيضًا أن نفهم أن الكثير من مشاريع المعرفة والابتكار “تضعف” مساهمة الجميع، والقليل منها يقدم صورة كاملة. لذلك، من المفيد تحديد جودة وكمية KIPs في كل مجال عمل تديره.
مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لمراقبة المخزون هي:
1. تكاليف المخزون
وهذا يعطي فكرة عامة عن استثمار الشركة في المخزون في الوقت الحالي ومع مرور الوقت. بالإضافة إلى تتبع هذا المؤشر بمرور الوقت والديناميكيات، يوضح تقييم هيكل المخزون مقدار قيمة الشركة من حيث مخزون الأمان والمخزون والفائض والمخزون الفعلي للبيع.
2- المبيعات
وتنقسم المبيعات إلى أسعار الشراء (تكلفة المبيعات) وأسعار البيع. في الأساس، يعمل كل فرد في شركة البيع بالتجزئة من أجل المبيعات. في إدارة الفئات، يتم تحليل المبيعات حسب الفئة من حيث منافذ البيع والموردين والتحليلات الأخرى.
3- الفائض
ويبين نسبة وقيمة المخزونات التي تشكلت نتيجة لزيادة الطلبيات والانخفاض الكبير في طلب المستهلكين. بالإضافة إلى الفائض نفسه، من المفيد أيضًا تقييم المدة التي ظل فيها هذا الفائض في المتجر أو المستودع.
4- المبيعات المفقودة
يوضح النسبة المئوية والقيمة المحتملة إحصائيًا للمبيعات التي لم تحدث بسبب نقص المخزون. ليس من السهل الحصول على نسبة مئوية دقيقة من المبيعات المفقودة بسبب تفاصيل المؤشر نفسه. ولكن هذا لا يعني أنه عند تحليل كفاءة إدارة المخزون، ينبغي للمرء أن يتخلى تماما عن النظر في هذا المؤشر.
5- مستوى الخدمة
إنها نسبة توافر البضائع من مصفوفة التشكيلة على أرفف المتجر. وهو مشابه للمبيعات المفقودة، ولكن يتم قياسه بالوحدات بدلاً من الدولار.
6- دوران المخزون
تُظهر نسبة المخزون إلى المبيعات عدد أيام المبيعات التي سيكون الرصيد الحالي كافيًا لها.
خلاصة القول، إن مؤشرات الأداء الرئيسية المذكورة أعلاه لديها القدرة على زيادة أرباح التجزئة وتوفير الوضوح بشأن الأداء التشغيلي مع تغير الظروف باستمرار.
أساسيات تنفيذ خطة متكاملة لمراقبة المخزون لعملك
كل عمل فريد من نوعه، وله احتياجاته ومؤشرات الأداء الرئيسية والأهداف والاستراتيجيات الخاصة به. تختلف تقنيات وأساليب مراقبة المخزون، على الرغم من أن جميعها مقبولة. يعتمد استخدام كل طريقة على حجم شركتك ونموذجها وسياساتها وأهدافها المالية.
وبالتالي، يمكنك الجمع بين أساليب مختلفة في استراتيجيتك، ومع ذلك، ضع في اعتبارك أن التبديل بين طرق مراقبة المخزون بشكل متكرر يمكن أن يكون له تأثير ضار على التقارير المالية والمحاسبة والتحليل، حيث تستخدم الأساليب المختلفة أساليب ومبادئ مختلفة.
هذا هو الدليل الذي يأخذك عبر أساسيات تنفيذ حل مراقبة المخزون في شركتك:
1- حدد أهدافك وغاياتك
فيما يتعلق بالمخزون، يعد مقياس دوران المخزون أحد المؤشرات الأكثر شيوعًا والأهمية والمفيدة التي توضح عدد المرات التي يتم فيها بيع المخزون سنويًا / ربع سنوي / إلخ. لتعيين أهداف مثالية لدوران المخزون، تحتاج إلى النظر في معايير الصناعة أو القطاع الخاص بك، وحساب هوامش الربح لجميع المخزون.
هناك العديد من المقاييس الأخرى التي يجب مراعاتها ومراقبتها، مثل تكلفة حمل المخزون، ومبيعات المخزون يوميًا، ونسبة تحويل المخزون إلى المبيعات، وما إلى ذلك.
2- تنظيم المستودع الخاص بك
تعد الإدارة الفعالة للمستودعات، بما في ذلك حركة ونقل وتخزين البضائع، أحد أهم عناصر مراقبة المخزون. إنها مسألة منطقية: إذا كان المستودع الخاص بك مزدحمًا أو تم وضع المنتجات بطريقة فوضوية، فمن الصعب ضمان تدفق ثابت للمبيعات وحركة المخزون. فكر في العد الدوري كطريقة لإجراء عمليات تعداد المخزون ومراقبة كميات البضائع.
3- استثمر الوقت والجهد في وضع العلامات على منتجاتك وتصنيفها
إذا كان من الصعب العثور على المنتجات وتحديدها، فسوف تحتاج إلى المزيد من القوى العاملة والمزيد من الوقت لتلبية الطلب والخدمات اللوجستية. إذا تم البحث عن المنتجات وتم التحكم في حركة “الدخول والخروج” يدويًا، فإن احتمالية الخطأ البشري تزداد.
4- كن على دراية بتكنولوجيا إدارة المخزون الجديدة
يقوم بعض أصحاب الأعمال الصغيرة أو الصغيرة بإجراء عمليات المراقبة الخاصة بهم باستخدام جدول بيانات Excel الذي يحتوي على 2-3 وظائف، وملء جميع بيانات المستودع يدويًا. تتطلب مراقبة المخزون اليدوي الاستثمار في رأس المال البشري، حيث يجب على الشخص المسؤول تسجيل حتى أصغر حركات البضائع، وتتبع أسماء البضائع وأنواعها ومواقعها وأرقامها وما إلى ذلك.
اقرأ أيضا: أفضل 9 كتب في ريادة الأعمال
كيفية القيام بمراقبة المخزون؟
مراقبة المخزون هي عملية يمكن تنفيذها بثلاث طرق مختلفة:
- ورقية أو يدوية.
يمتلك المشغلون قائمة بكتالوج المنتجات، ويمرون عبر المستودع للتحقق من عدد العناصر المتاحة لكل مرجع، وبعد ذلك مباشرة، يقومون بتدوين هذا الرقم على الورق. العيب في طريقة العمل هذه هو إمكانية حدوث أخطاء، وهذا هو السبب في أنها قابلة للتطبيق فقط بالنسبة للشركات الصغيرة ذات مستويات المخزون والدوران الدنيا.
- اكسل Microsoft Excel.
باستخدام هذا البرنامج، يمكنك إنشاء قوائم بعناصر المستودعات. على عكس الورق، يحتوي Microsoft Excel على قوالب محددة لأخذ قوائم الجرد ويمكنك حتى جمع البيانات مباشرة من قارئات الباركود. ومع ذلك، فإن عملية إدخال البيانات بأكملها تتم يدويًا، وبالتالي فإن احتمال حدوث الأخطاء مرتفع جدًا.
- نظام إدارة المخازن.
تعمل انظمه وبرامج الإدارة على تسرع مراقبة المخزون ويزيل الأخطاء. يتحكم هذا البرنامج في جميع مدخلات ومخرجات المنتجات، بحيث يمكنك التحكم الكامل والآمن في العمليات التي يمر بها كل منتج.
كم مرة يجب عليك القيام بمراقبة المخزون؟
يجب على الشركات تحديد دورية لإجراء الجرد، على الرغم من أن ذلك يعتمد على عوامل مثل عدد المنتجات المتاحة وحجم المستودع وعدد المشغلين.
يمكن أن تكون مراقبة المخزون دورية (على سبيل المثال، شهرية أو ربع سنوية أو نصف سنوية أو سنوية)، والتي ستشغل جزءًا كبيرًا من الموظفين لمدة يوم أو عدة أيام ومن المحتمل أن تنقطع عمليات المستودع. بالإضافة إلى أنها تتطلب جهدًا كبيرًا، يمكن أن تحدث أخطاء لأنها لا تزال مهمة يدوية.
ويمكن أيضا إجراء الجرد الدوري. يتضمن حساب بعض المراجع بشكل متكرر أكثر من غيرها، اعتمادًا على خصائصها المشتركة أو دورانها، على عكس المخزون السنوي أو نصف السنوي، يتم ضمان معرفة أكثر دقة بالمراجع المخزنة، مما يقلل من مخاطر نفاد المخزون.
وأخيرًا، الحالة المثالية هي أن تكون قادرًا على ممارسة مراقبة دائمة للمخزون. أي أنه يتم تحديث المخزون في الوقت الفعلي، وتسجيل جميع حركات المخزون باستمرار (من الإدخالات والخروج إلى الحركات الداخلية)، يعد تحسين التحكم في المخزون الخاص بك أمرًا أساسيًا لتنمية شركتك.
فيVERN و IBAS نقدم العديد من برامج الماجستير المريحة والمرنة عبر الإنترنت، التي تساعدك في إدارة شركتك وعملك بشكل أفضل.
إذا كنت ترغب في أن تكون أحد طلابنا، فلا تتردد في الاتصال بنا للحصول على مزيد من التفاصيل.