من أهم السمات التي تدل على نجاح أي شركة هي قدرتها على تقييم الأداء الوظيفي لأفرادها بشكل مستمر، إن سياسة تقييم الأداء الوظيفي تطورت مع الوقت من مجرد رأي فردي لمؤسس الشركة أو المدير إلى تقنيات أكثر من ذلك تعتمد على الموضوعية ووجود مقاييس واشتراك العامل نفسه في تقييم ذاته.
ولذلك يجب أن يكون لكل منظمة سياستها الخاصة في مجال تقييم الأداء الوظيفي، بحيث تحدد نظام وطرق ومصادر جمع بيانات تقييم الأداء، فضلاً عن مدى علانية أو سرية نتائج التقييم، وهو ما سنتطرق إليه بالتفصيل في هذه المقالة.
نظام تقييم الأداء الوظيفي
تبدأ خطوات تقييم الأداء الوظيفي بتحديد نظام تقييم الأداء الوظيفي، وهناك نظامين متعارف عليهما للحصول على معلومات حول الأداء الوظيفي، وهما:
نظام تقييم الأداء الوظيفي القائم على الصفات
يستخدم هذا النظام لتقييم الصفات الشخصية للموظف مثل قدرته على اتخاذ القرار، والولاء للمنظمة، والقدرة على تبادل الآراء، أو مستوى التقدم على الآخرين في أداء العمل. وهذا النظام يهتم بالشخص أكثر من اهتمامه بما يقوم به.
وعلى الرغم من سهولة تطبيق هذا النظام، إلا أن هناك عيوبا له لأنه غالبا لا يشير إلى حقيقة سلوك الموظفين تجاه العمل، وذلك يرجع إلى أن السلوك الوظيفي يحكمه عدد من العوامل التي تتأثر بالأحوال البيئية المحيطة بمجال العمل. ولذلك، فإن الموظف الذي يتسم بسرعة الغضب مع زملائه في العمل قد يتصرف بحذر مع المتعاملين معه.
مزايا نظام تقييم الأداء الوظيفي القائم على الصفات
سهولة التطبيق، حيث يمكن قياس الصفات الشخصية بشكل موضوعي نسبيًا.
قدرة النظام على تغطية مجموعة واسعة من الصفات الشخصية التي يمكن أن تؤثر على الأداء الوظيفي.
مساوئ نظام تقييم الأداء الوظيفي القائم على الصفات
عدم دقة النظام في قياس الأداء الوظيفي الفعلي، حيث أن السلوك الوظيفي يحكمه عدد من العوامل التي تتأثر بالأحوال البيئية المحيطة بمجال العمل.
صعوبة تحديد معايير التقييم بشكل دقيق، حيث أن الصفات الشخصية يمكن أن تُفهم بطرق مختلفة من قبل القائمين بالتقييم.
نظام تقييم الأداء الوظيفي القائم على النتائج
لتجنب المشكلات السابقة، فإن هذا النظام يتعامل مع جوهر المعيار التقييمي مثل كم عدد السيارات التي باعها البائع أو الربح الذي حققه الموظف للمنظمة، خلال شهر مثلا. ولذلك، فإن هذا النظام يستخدم عندما لا تكون من الأهمية معرفة الكيفية التي بها تتحقق النتائج أو عندما يكون هناك العديد من الطرق والأساليب التي تحقق النجاح. وعلى الرغم من سهولة هذا الأسلوب، فإن هناك بعض المشكلات مثل:
صعوبة تحديد النتائج التي يمكن قياسها.
إمكانية التلاعب بالنتائج لتحقيق أهداف شخصية.
عدم مراعاة العوامل البيئية التي قد تؤثر على النتائج.
مزايا نظام تقييم الأداء الوظيفي القائم على النتائج
دقة النظام في قياس الأداء الوظيفي الفعلي، حيث أنه يركز على النتائج التي يمكن قياسها بشكل موضوعي.
سهولة تحديد معايير التقييم بشكل دقيق، حيث أن النتائج يمكن تحديدها بشكل واضح ومحدد.
مساوئ نظام تقييم الأداء الوظيفي القائم على النتائج
عدم قدرة النظام على تغطية جميع جوانب الأداء الوظيفي، حيث أنه يركز فقط على النتائج التي يمكن قياسها.
صعوبة تحديد العوامل التي أدت إلى تحقيق النتائج، حيث أن هناك العديد من العوامل التي يمكن أن تؤثر على النتائج.
اقرأ أيضًا: أهم مميزات تخصص الموارد البشرية في ماجستير إدارة اﻷعمال
اقتراحات لتحسين نظام تقييم الأداء الوظيفي
بالرغم من المزايا والعيوب التي ذكرناها لكل من نظامي تقييم الأداء الوظيفي القائم على الصفات والنتائج، إلا أنه يمكن تحسين فاعلية كلا النظامين من خلال دمجهما معًا، حيث يمكن استخدام نظام تقييم الأداء الوظيفي القائم على الصفات لتقييم الصفات الشخصية للموظف، واستخدام نظام تقييم الأداء الوظيفي القائم على النتائج لتقييم الأداء الفعلي للموظف.
وبذلك يمكن الاستفادة من مزايا كلا النظامين وتجنب مساوئهما، حيث يمكن الحصول على صورة أكثر دقة وشمولية عن أداء الموظف.
أمثلة على معايير نظام تقييم الأداء الوظيفي
فيما يلي بعض الأمثلة على معايير تقييم الأداء الوظيفي، والتي يمكن استخدامها في نظام تقييم الأداء الوظيفي القائم على الصفات أو النتائج:
معايير تقييم الأداء الوظيفي القائم على الصفات
- القدرة على اتخاذ القرار
- الولاء للمنظمة
- القدرة على تبادل الاراء
- مستوى التقدم على الاخرين فى أداء العمل
- القدرة على العمل الجماعي
- القدرة على تحمل المسؤولية
- القدرة على حل المشكلات
- القدرة على التواصل الفعال
معايير تقييم الأداء الوظيفي القائم على النتائج
- عدد العملاء الذين تم خدمتهم
- إجمالي المبيعات
- إجمالي الأرباح
- عدد الشكاوى التي تم حلها
- عدد المشاريع التي تم الانتهاء منها
- عدد ساعات العمل الزائدة التي تم تقديمها
- مستوى رضا العملاء
اقرأ أيضًا: أفضل الشهادات المتخصصة للعاملين بمجال الموارد البشرية
طرق تقييم الأداء الوظيفي
هناك عدة طرق وأساليب لتقييم الأداء، لعل من أهمها أسلوب الاختبارات ، حيث يجرى اختبار دورى للعاملين ، للتأكد من صلاحيتهم واختبار ومعلوماتهم الفنية .
وقد يقتصر اجراء هذه الاختبارات عند الترقية أو النقل، ويمتاز هذا الأسلوب بأنه يعطى صورة دقيقة لحصيلة الموظف من المعلومات المتعلقة بأعمال الوظيفة .
كما يعد أكثر موضوعية ، مقارنة بغيره من طرق تقييم الأداء الوظيفي. وعلى الرغم مما يتميز به هذا الأسلوب ، فانه يؤخذ عليه أنه لايكشف عن المستوى الفعلى لأداء الموظف ، وذلك لأن النجاح فى الاختبار واجتيازه لا يعد دليلا كافيا على كفاءته فى الأداء ، من حيث الواقع .
والأهم من ذلك أن هذا الأسلوب يقف عاجزا أمام كشف أو قياس الخصائص الشخصية للعاملين مثل سلوكهم الوظيفى ، ومستوى استعدادهم للتعاون مع الزملاء والرؤساء ، ومستوى قدراتهم واستعدادتهم لتحمل المسؤولية.
ومن الأساليب الأخرى المطروحة لقياس مستوى ـأداء الموظفين أسلوب معدلات الأداء الذى يقوم على التحديد الكمى لعدد وحدات العمل اللازم انجازها بمستوى معين من الجودة خلال فترة زمنية معينة ، حيث يتم مقارنة الأنتاج الفعلى للموظف بهذا المعدل السابق وضعه.
فاذا زاد على المعدل ، كان ممتازا واذا لم يحقق المعدل كان ضعيفا . ولكن الذى يؤخذ على هذا الأسلوب هو عدم ملاءمته الى كبير بالنسبة للوظائف المختلفة فى المنظمات الحكومية ، نظرا لطبيعة نشاط هذه الوظائف التى تتسم بطبيعة ذهنية وادارية وخدميه . ويضاف الى ذلك أن هذا الأسلوب يغفل تقييم الجوانب الشخصية والسلوكية للموظف التى يعتمد عليها متخذو القرارات عند التفاصيل بين المرشحين للنقل أو لشغل الوظائف العليا.
وهناك العديد من طرق تقييم عليها المنظمات والتى سيتم توضيحها فيما بعد
تحديد مصادر جمع البيانات لتقرير قياس الأداء
المصادر التي يتم الاعتماد عليها لقياس وتقييم الأداء الوظيفي
الرئيس المباشر
تجمع أغلب الأراء على أن أنسب شخص تتوافر لديه المعلومات الكافية عن أداء الموظف أو العامل هو رئسه المباشر ، باعتباره الشخص الذى يكون على دارية كاملة بكل ما يتعلق بمرؤوسيه ، كما أنه الأقدر على معرفة كل عناصر الوظائف التى يشرف عليها وتحديد أفضل الأفراد القادرين على تحمل واجباتهم ومسؤولياتهم من بين مرؤوسيه ، وتقييم مستوى كفاءتهم فى العمل
ولكن البعض الأخر يرى أن هذا الوضع سوف يعطيه مجالا للتحكم فى القياس ، وخلق التحيز والمحسوبية . ولذلك ، يؤكدون على ضرورة قيام مستوى ادارى أعلى من الرئيس المباشر بمراجعة النتائج التى توصل اليها من خلال تقييمه ، وذلك ضمانا لموضوعيتها ، وللتأكد من سلامتها وصحتها قبل عرضها على الادارة العليا بشكل نهائى
تقييم الأداء الوظيفيالذاتى : ان الذى يقوم بتقييم الأداء الوظيفيوقياس الأداء هنا هو الفرد نفسه الذى يخضع للتقييم خاصة اذا كان هذا الفرد قد سبق واشترك فى تحديد الأهداف الممكن تحقيقها فهو أدرى الناس جميعا بحقيقة أدائه ، ومهمة الرئيس المباشر فى هذه الحالة تكون فى ابداء ملاحظاته حول التقييم
ويتميز هذا الأسلوب بانه ينمى القدرة لدى الأفراد على الاعتماد على النفس ، ويساعدهم فى تطوير أدائهم الذاتى ، وزيادة خبرتهم فى العمل ، وفهمهم له ، وتنمية ملكة التقدير والحكم لديهم
ولكن يؤخذ على هذا الأسلوب أنه لا يوفر الموضوعية الكافية فى القياس وتقييم الأداء الوظيفي، زذلك لأن دافع الأنانية يدفع الفرد الى المغالاة فى تقدير انجازاته أمان الأدارة ورئيسه المباشر . وبالتالى ، فاستخدام الفرد الخاضع للقياس لتقييم نفسه يتطلب منه وعيا وموضوعية قد لا يتوفران لدى جميع العاملين
النظراء فى العمل
يقصد بالنظير هنا الزميل فى نفس العمل والمستوى والمجموعة التي يعمل فيها الفرد الذى يتم تقييمه وقياس أدائه . ويرجع السبب فى إسناد مهمة تقييم الأداء الوظيفي للنظراء فى العمل ، الى أن لديهم معلومات كافية عن سلوك أداء وإنجاز الفرد نتيجة احتكاكهم المستمر به . الا انه لا ينصح بالاعتماد بشكل كامل على النظراء خشية أن تكون هناك صراعات داخلية بينهم ، تؤدى فى نهاية الأمر الى أن تكون نتائج القياس عن كفاءة الفرد غير موضوعية
المرؤوسون
المقصود هنا أن يقوم المرؤوس بقياس وتقييم أداء رئيسه، بحيث يدلي بآرائه بالمعلومات المتوفرة لديه عن رئيسة فيها يتعلق بسلوكه وأدائه فى العمل، وذلك نتيجة الاحتكاك اليومي والمستمر بينهما، ليتم تقييم الأداء الوظيفي والحكم على مدى أو مستوى كفاءته وانجازه فى العمل. ولكن الاعتماد الكلى على معلومات وآراء المرؤوسين برؤسائهم يعتبر إجراء غير مناسب ، بسبب احتمال وجود خلافات بين الرئيس وبعض مرؤوسيه ، مما يجعل الرئيس على علم بحقيقة أدائه ورأى مرؤوسيه فيه ، مما يساعده على تلافى أخطائه مستقبلا ، وبالتالى تطوير أدائه نحو الأفضل.
اقرأ أيضًا: شهادة MBA: الشهادة الأكثر طلبًا في مجال الأعمال
تحليل تقارير تقييم الأداء الوظيفي
تعتبر هذه الخطوة من أهم خطوات تقييم الأداء الوظيفي، لأنها تتعلق برد فعل المرؤوسين تجاه تقارير تقييم الأداء كما أن هذه الخطوة تؤكد أن تقييم الأداء الوظيفي ليس هدفا فى حد ذاته ، ولكنه وسيلة للبحث عن أفضل السبل لرفع كفاءة العاملين . ومن هنا ، تتم مناقشة العاملين فى تقارير أدائهم بعد اطلاعهم عليها
وتهدف المقابلة الى ما يلى:
امداد المرؤوس بمعلومات عن أدائه وسلوكه وصفاته وجوانب القوة أو الضعف لديه، ومناقشته في ذلك والحصول على معلومات منه بخصوص رأيه فى تقرير تقييم الأداء ثم الاتفاق بشكل مترك على خطة لتطوير المرؤوس وعلى كيفية التغلب على جوانب الضعف لديه . ويمكن تناول مقابلات تقييم الأداء فى إطار العناصر الآتية.
هناك مجموعة من المبادئ الأساسية التى يتعين توافرها في مقابلات تقييم الأداء الوظيفي:
أ-تجنب الانتقادات الشخصية، بالتمييز بين الشخص وسلوكه، فالناس يدركون طبيعتهم أنهم قد ارتكبوا أعمالا سيئة، ولكنهم لا يرغبون في أن يوصفوا بأنهم أشخاص سيئون. ولذلك، يجب ألا يقول المقيم أنت كسول في العمل ولكن يمكن أن يقول لا يعجبني سلوكك في العمل.
ب-العرض المتوازن لكل من الجوانب الإيجابية والسلبية للموظف.
ج-إعطاء الحرية للمقابلة وتحديد الأهداف منها ، بحيث يعرف الموظف المطلوب منه بعد هذه المقابلة .
أنواع مقابلات تقييم الأداء الوظيفي
هناك عدة أنواع لمقابلات تقييم الأداء هى
أ-مقابلات الاختبار والاقناع ، حيث يكون الهدف هنا اخبار الموظف بنتائج تقييم أدائه واقناعه بصحتها وسلامتها . ويستخدم هذا النوع مع الموظفين الجدد الذين يتوقعون معلومات مرتدة من رؤسائهم عن أدائهم فى العمل وكيف يمكنهم أن يطوروا من أنفسهم.
ب-مقابلات الاخبار والانصات ، حيث يقوم الرئيس بالحديث ويطلب من الموظف أن يبدى رأيه وملاحظاته على طريقة تقييم الأداء الوظيفي ونتائجه . وقد يترتب على ذلك اقتناع الرئيس بوجهة نظر الموظف والقيام بتعديل نتائج تقييم الأداء الوظيفيتبعا لذلك . وتستخدم هذه الطريقة مع الموظفين القدامى ،نظرا لخبرتهم وتوفير المعلومات لديهم بصفة أكثر عن طبيعة العمل وظروفه
ج-مقابلات حل المشاكل : فى ظل النوعين السابقين يلعب القائم بالمقابلة دور الحكم ، بينما فى ظل هذا النوع يلعب دور المساعد ، حيث يكون الهدف من المقابلة طرح مشاكل الأداء ومناقشتها وإيجاد الحلول اللازمة لها
وبغض النظر عن نوع المقابلة ، فان نجاحها يعتمد على مهارة القائم بالمقابلة الذى يمكن أن يستخدم الأنواع الثلاثة فى مقابلة واحدة.
اقرأ أيضًا: خمسة أسباب لدراسة ماجستير إدارة الأعمال في تخصص الموارد البشرية
الخاضعون لتقييم الأداء
فى الغالب ، يضع العمال والموظفون التنفيذيون ، وكذلك رجال الادارة فى المستويات الادارية والتنفيذية لتقييم الأداء . وتستثنى بعض الجهات رجال الادارة العليا من عملية تقييم الأداء الوظيفي، وان كانت هناك جهات أخرى تخضعهم للتقييم ، مع اختلاف معايير تقييم الأداء.
وقت تقييم الأداء
فى الغالب يتم تقييم أداء العاملين مرة كل سنة فى نهاية السنة المالية أو فى نفس الفترة التى تتخذ فيها قرارات تقييم أداء عن العاملين الجدد كل شهر لفترة زمنية معينة.
المقارنة المزدوجة
لتحقيق قدر أعلى من الموضوعية النسبية، يتم استخدام الطريقة المقارنة المزدوجة التى تقوم على مقارنة كل موظف بموظف اخر، ويحدد الرئيس الموظف الأفضل فيهما. ويمكن التوصل الى الترتيب العام لجميع الموظفين ، من خلال المرات التى يتم فيها اختيار كل موظف كأفضل فرد فى المقارنة الزوجية ؛ أى من خلال عدد التفضيلات لكل منهم.
لدراسة ماجستير إدارة الأعمال في تخصص الموارد البشرية، سجل الآن استشارة مجانية مع أحد مستشارينا التعليميين من خلال الرابط التالي: https://eccceg.com/