يعد تحديد كيفية تنظيم الشركة والمتعاونين معها جزءًا أساسيًا من تحقيق الأهداف. وبما أن كل شركة فريدة من نوعها في أهدافها وأساليب قيادتها، فإن كل منها يتطلب نوعًا خاصًا جدًا من الهيكل التنظيمي.
ما هو الهيكل التنظيمي؟
الهيكل التنظيمي هو الطريقة التي يتم بها توزيع المهام والمسؤوليات التي يجب على كل عضو جزء من الشركة القيام بها لتحقيق الأهداف المقترحة.
أي النظام الهرمي الذي تم اختياره لتنظيم الموظفين في الهيكل التنظيمي للأعمال، والذي بفضله يتم توزيع العمل والمسؤوليات ومعالجة التنظيم والتنسيق الداخلي.
يجب على كل شركة أن تخطط لعملية مهامها وتحدد مناصب ومسؤوليات الأشخاص الذين يشكلون المنظمة، بناءً على احتياجات المنظمة نفسها. وهذا يعني أن الجامعة لن تحتاج إلى نفس المستويات الهرمية التي يتطلبها المصنع، على الأقل على المستوى التشغيلي.
اقرأ أيضا: تحليل swot | ما هو وما أهميته
ما هو الهدف من تصميم الهيكل التنظيمي؟
يعمل الهيكل التنظيمي المخطط جيدًا على إعطاء التوجيه للمجالات المختلفة التي تتكون منها الشركة نحو نفس الأهداف، بالإضافة إلى:
- التنسيق وإعطاء النظام واليقين للمتعاونين.
- فهم كيفية عمل التسلسل القيادي.
- تحديد مجالات العمل التي تتكون منها المنظمة.
- إنشاء ملفات تعريف الوظائف لتحديد المهام والمسؤوليات.
- قم بالتفريق بين المهام حسب القسم، وحدد من تتوافق معه وقم بتعيين من سيدمجها.
- السماح للعمال بتحديد مكانهم في الشركة ومن سيقدمون تقاريرهم.
- تحديد ما إذا كان من الضروري توظيف المزيد من الموظفين لمنطقة أو نشاط معين.
- يحدد هذا الهيكل تقسيم المهام ويسمح بتطويرها بكفاءة، مما يقلل من الارتباك و/أو الصراعات قدر الإمكان.
- تحديد الأقسام ومجالات العمل المختلفة التي تتكون منها المنظمة.
- إنشاء النظام الهرمي بين الوظائف المختلفة ومجالات المسؤولية.
- تحديد ملفات تعريف الوظائف لتحديد مهام ومسؤوليات كل عضو في المنظمة.
- مما لا شك فيه أن كل هذا يسهل التقسيم الصحيح للمهام، والتي يتم تنفيذها بكفاءة وهذا يسمح بتجنب ظهور الارتباك والصراعات.
خصائص الهيكل التنظيمي
هيكل المنظمة هو تكوين الشركة، نعم. فهو يتطلب التنسيق وإنشاء بروتوكولات موحدة من قبل الإدارات، ولكن مع استراتيجية وأهداف مشتركة محددة جيدًا.
يمكن أن يكون الهيكل التنظيمي مركزيًا أو لا مركزيًا، اعتمادًا على من يتخذ القرارات الرئيسية، سواء كان كبار المسؤولين أو كل إدارة. ويعتمد الهيكل المختار على فلسفة المنظمة، أي رؤيتها ورسالتها وقيمها.
الهيكل التنظيمي: شرح بسيط
وبما أن كل شركة تعمل بشكل مختلف، فيجب على كل شركة أن تتبنى هيكلًا تنظيميًا مختلفًا يساعدها على تحقيق أهدافها وغاياتها. لذلك، يوصى بأن تقوم كل شركة بتخطيط مهام عملها وتصميم مناصب ومسؤوليات جميع الأشخاص الذين يشكلون المنظمة.
لذا فإن الهيكل التنظيمي يمثل الطريقة التي يتم بها تنظيم العمل داخل الشركة. يتم أيضًا تحديد طريقة الاتصال والتنسيق التي يتم إنشاؤها بين كل منصب لإكمال المهام بنجاح.
في الواقع، ونظرًا لارتفاع درجة المنافسة، تسعى الشركات إلى تحسين وجعل عملياتها الإنتاجية وعملياتها الإدارية وهيكلها التنظيمي أكثر كفاءة.
اقرأ أيضا: اهم تقنيات تحليل الاعمال
أنواع الهيكل التنظيمي
من بين نماذج الهيكل التنظيمي الأكثر شيوعًا التي يمكن للشركة تطبيقها ما يلي:
- الهيكل التنظيمي الهرمي.
يعتمد على مستويات السلطة ويتم إدارة نظام قرار مركزي. هيكلها هرمي، حيث تنخفض المناصب في أعلى التسلسل الهرمي، لكن المسؤوليات تزيد.
يعتمد الهيكل الخطي بشكل أساسي على مستويات السلطة ويتم إدارة نظام قرار مركزي. ويتم تنظيم ذلك بطريقة هرمية، فكلما ارتفع التسلسل الهرمي انخفضت المناصب، لكن عدد المسؤوليات يزيد في كل منصب.
- الهيكل التنظيمي الأفقي.
يوجد في هذا الهيكل عدد قليل من مديري السلطة المتوسطين، وبالتالي فإن الأشخاص الذين يشغلون أعلى مستويات السلطة يكونون على اتصال مباشر مع جميع العاملين في الخطوط الأمامية.
- الهيكل التنظيمي الوظيفي.
يقوم النظام الوظيفي بتجميع وتنظيم الأشخاص الذين يشغلون مناصب مماثلة داخل الشركة. يعتمد على المهام التي يجب على كل رئيس وفريق عمله القيام بها ويتم تنظيمها في أقسام متخصصة تحت قيادة المشرف.
إنه يعتمد بشكل أساسي على المهام التي يتعين على كل رئيس وفريق عمله القيام بها.
ومع ذلك، يقدم جميع الموظفين تقاريرهم إلى المشرف ويتم تنظيم كل فريق عمل في أقسام متخصصة. على سبيل المثال، قسم التسويق، قسم المبيعات، قسم الإنتاج، قسم المحاسبة، من بين أمور أخرى يمكن ذكرها.
- الهيكل التنظيمي التقسيمي.
وهو عبارة عن تنظيم المتعاونين حسب نوع المنتج أو الخدمة المحددة المقدمة للسوق، حيث يكون كل منهم مسؤولاً عن تدفق المهام.
- الهيكل التنظيمي مصفوفة.
في هذا النظام، تقوم المنظمة بتقسيم مخطط العمل سواء حسب كل مجال من مجالات الوظائف أو حسب أنواع المشاريع التي يتم تطويرها. إنها تعمل كمصفوفة حيث يقدم كل موظف تقاريره إلى رئيسين مباشرين؛ مشرف مشروع ومشرف وظيفي.
- الهيكل التنظيمي المركزي.
وأخيرًا، يتم استخدام الهيكل المركزي بشكل أكبر في الشركات الكبيرة جدًا وبالتالي تكون طريقة عملها أكثر تعقيدًا. ولهذا السبب يجب على كل موظف الإجابة على العديد من المشرفين الموجودين في مناطق مختلفة أو في مواقع مختلفة.
العناصر التي يتكون منها الهيكل التنظيمي
يحتوي كل هيكل تنظيمي على مكونات أساسية معينة تميزه، وأكثرها تمثيلاً هي ما يلي:
- سلسة من الاوامر
إنه أساس النموذج التنظيمي ويشير إلى خط السلطة الذي ينحدر من الإدارة إلى أدنى المناصب. هدفها هو تحديد من يجب الاتصال به وفقًا للموضوع الذي تريد مناقشته أو الطلب الذي تريد تقديمه.
تتكون هيكلية سلسلة القيادة من خمسة عناصر:
القمة الإستراتيجية: مسؤول عن المسؤولية العامة للمنظمة، مع المصالح الاستراتيجية.
خط الوسط: مديرو الأقسام الذين يتبادلون المعلومات بين أجزاء المنظمة، ويتدخلون في القرارات، ويديرون الموارد ويكسرون الإستراتيجية.
جوهر العمليات: أولئك الذين يقومون بتأمين المدخلات وتحويلها وتوزيعها وتقديم الدعم المباشر للوظائف السابقة.
البنية التقنية: المحللون الذين يخططون ويتحكمون في عمل الآخرين ولكن وظيفتهم هي الموظفين.
فريق الدعم: يقدم الموظفون أنواعًا أخرى من الخدمات غير المباشرة.
مستوى المركزية
وهذا يساهم بشكل مباشر في سرعة عملية اتخاذ القرار وما إذا كانت منظمة ديمقراطية إلى حد ما في طريقة عملها.
- درجة السيطرة والتحكم
اعتمادًا على حجم الشركة وفرق العمل، بالإضافة إلى مستوى المركزية، ينبغي مراعاة عدد الموظفين الذين يتحكم فيهم فريق الإدارة. كلما زاد عدد المتعاونين، زاد هامش السيطرة.
- درجة التخصص
إذا كان الموظفون على درجة عالية من التخصص والخبراء في مجال عملهم، فمن المتوقع أن يكونوا أكثر إنتاجية. عندما تكون درجة التخصص أقل، يكون القالب أكثر مرونة وتنوعًا، لذا فإن كلا الخيارين لهما مزايا وعيوب.
داخل المنظمة، يتم توزيع المهام على مستويات مختلفة والمثالي هو إيجاد مستوى التخصص المناسب لنشاط الشركة وفقا لاحتياجاتها، أو حتى توازن معين بينهما.
- الشكلية الهيكلية
تسعى درجة الشكليات إلى الحفاظ على انسجام معين، والمثالي هو التوازن بين الصلابة والحرية التي تسمح بالعمل بمرونة، ولكن دون القضاء على العلاقات بين العمال أو إبداعهم.
- تشكيل القسم
تنقسم الأنشطة المختلفة للمنظمة إلى أقسام، لكل منها مشاريعها ومؤشراتها وأهدافها.
اقرأ أيضا: استراتيجية التحول الرقمي | طريقك للنجاح في العصر الرقمي
كيفية إنشاء الهيكل التنظيمي للشركة
يتكون إنشاء الهيكل التنظيمي للشركة من خطوتين:
- تحليل المهام والمهام الفرعية وتحديد الأهداف التنظيمية، ومن ثم متابعة تقييم الأهداف.
تجميع وتوزيع المهام. التأكد من أنه مع توزيع المهام يتم تحقيق أقصى استفادة من الموارد المتاحة.
- إن تمثيلها بيانياً والتأكد من أن جميع الموظفين على دراية بالهيكل ليس بالأمر السهل دائماً، حيث يعتمد ذلك على حجم الفرق وعدد الأقسام.
للقيام بذلك، يجب عليك أولاً التمييز بين الأجزاء التي تشكل المخطط الهيكلي.
العناصر الهيكلية: وهي الوحدات المختلفة التي تنقسم إليها مهام الشركة (الإدارات، الخدمات المساندة، المناصب، الخ)
العلاقات الهيكلية: شبكة منسوجة حول العناصر الهيكلية والتي تحدد العلاقات بينها جميعًا.
نظام الاتجاه: سلسلة من العناصر الرسومية التي تسهل فهم المخطط الهيكلي: المربعات والخطوط والأسهم وما إلى ذلك.
في الختام، يمكننا أن نستنتج أن أي شركة لديها هيكل تنظيمي جيد من المرجح أن تحصل على نتائج جيدة. أولاً، يمكنك تحديد حجم الموارد البشرية التي تحتاجها لتنفيذ مهامك، ومعرفة المسؤول عن كل عملية عمل، ويمكنك تحديد حجم الموارد البشرية اللازمة لتطوير وظائف الأقسام وتوفير النظام وتجنب الارتباك وتحديد مسؤوليات كل عضو في الفريق بشكل واضح، مما يساهم ككل في الأداء الصحيح للشركة..
فيVERN و IBAS نقدم العديد من برامج الماجستير المريحة والمرنة عبر الإنترنت، التي تساعدك في إدارة شركتك وعملك بشكل أفضل.
إذا كنت ترغب في أن تكون أحد طلابنا، فلا تتردد في الاتصال بنا للحصول على مزيد من التفاصيل.