إستراتيجية حل المشكلات واتخاذ القرارات خطوة بخطوة

أهمية وضع إستراتيجية حل المشكلات واتخاذ القرارات 

في كل المنظمات سيكون هناك دائمًا مشاكل تتداخل مع تحقيق الأهداف، لذلك من الضروري وجود إستراتيجية حل المشكلات واتخاذ القرارات لتكون قادرًا على تقديم حل للمشاكل التي تنشأ، من خلال عملية حل المشكلات (تحديد المشكلة، تحليل المشكلة، توليد الحلول المحتملة، اتخاذ القرار، التنفيذ والتقييم) سنكون قادرين على معرفة كيفية تعريف ما هي المشكلة؟، شرح مفهوم عملية حل المشكلات، تحليل دور اتخاذ القرار ضمن عملية حل المشكلات، وصف أنواع ونماذج القرارات، التمييز بين العملية والمحتوى، شرح خطوات عملية حل المشكلات، سرد وشرح أكثر التقنيات والأدوات استخدامًا في خطوات عملية حل المشكلات وأخيرًا تحليل فعالية اتخاذ القرار لحل المشكلات.

إستراتيجية حل المشكلات واتخاذ القرارات 

من أجل فهم الموضوع، من الضروري تعريف كل من المفاهيم التي تتضمن جمله “حل المشكلات واتخاذ القرار“.

الحل: والتي تشير إلى الفعل أو التأثير لحل الصعوبات أو الشكوك أو المشاكل.

المشكلة: هي قضية نتوقع حلها، وهي شيء لا نرضى عنه ونريد تغييره.

حل المشكلة: يحدث هذا عندما ننشئ مسارًا نتبعه لحل أو إجراء تغييرات في المواقف المحيطة بمشكلة.

اتخاذ القرار: عندما نجري تحليلًا بين عدة بدائل من أجل اختيار الأكثر ملاءمة.

أهم خطوات وضع إستراتيجية حل المشكلات واتخاذ القرارات

عادةً ما يتم عرض الخطوات الست لحل المشكلة في عجلة وعلى الرغم من كونها مرتبة ومرقمة، فإن المجموعات تتناوب على العملية ونادرًا ما تعود لمراجعة الخطوات الأولى.

https://wa.me/201000498154

 

  • الخطوة 1. تحديد المشكلة

يجب إيجاد المشكلة كشيء يؤثر على الأهداف التي يجب متابعتها. قد تكون المشاكل حالية أو سببًا للعديد من الصراعات في الشركة. يمكن توليد الأسئلة التالية لتحديد المشكلة: أين يحدث ذلك؟ ماذا يحدث؟ متى يحدث؟ من المتورط؟ لماذا تحدث هذه المشكلة؟

أكثر التقنيات استخدامًا لتحديد المشكلة هي:

العصف الذهني

تحليل باريتو

التصويت المرجح

التقليص بالقوائم

المقابلات

الاستطلاعات

أنواع المشاكل. تتراوح المشاكل من المشاكل المحددة جيدًا والمألوفة إلى المشاكل غير المعتادة والغامضة. عندما يزداد عدد المشاكل التي لم نعتد عليها والتي تتسم بالغموض، يمكن تقديم حلول قصيرة الأجل لا تعدو كونها إطفاء حرائق وتكون النتائج غير مرضية، مثل ما يلي.

 

  • الخطوة 2. تحليل المشكلة

من أجل إجراء التحليل، من الضروري أن يكون لدينا بيانات ومعلومات وأن نثق في تلك البيانات. بمجرد أن نحصل على البيانات والمعلومات، يجب أن نفهم المشكلة. سيتحقق ذلك عندما نتمكن من تعريفها وهيكلتها وتحليل عيوبها. إذا كانت المشكلة معقدة للغاية، فيجب تقسيمها إلى أجزاء وبالتالي يمكن وصف كل جزء من الأجزاء، وتحديد المشكلات.

يجب تحديد أولوية المشكلات عندما يكون هناك الكثير منها، لمعرفة أي منها نبدأ به واتباع التسلسل المحدد. يجب إعطاء الأولوية للمشكلات الأكثر أهمية، وترك المشكلات العاجلة لحلها لاحقًا.

أكثر التقنيات المستخدمة شيوعًا للتحليل هي:

مجال القوة

التصويت المرجح

تحليل باريتو

تحليل السبب والنتيجة

كتابة الأفكار

المجموعات الاسمية

المخطط الدائري

المدرج التكراري

اقرأ أيضا: DBA دكتوراه في إدارة الأعمال في البحرين

 

  • الخطوة 3. توليد حلول محتملة للمشكلة

للوصول إلى حل لمشكلة ما، يمكن توليد العديد من الحلول البديلة. تستند هذه البدائل إلى عدم اليقين. لإيجاد هذه الحلول، يجب مراعاة الشرط المطلوب في الخطوة 1 والبيانات التي تم تحليلها في الخطوة 2.

يمكن توليد الأسئلة التالية لتسهيل هذه الخطوة:

كيف يمكن القضاء على أسباب المشكلة؟

كيف يمكن تقليل القوى السلبية للمشكلة؟

كيف يمكن زيادة القوى الإيجابية؟

ما هي الأفكار الجديدة الأخرى التي يمكن أن تحل المشكلة؟

الأدوات الأكثر استخدامًا هي:

العصف الذهني

تحليل باريتو

مصفوفة التسلسل الهرمي

توليد أكبر عدد ممكن من الأفكار التي تقودنا جميعًا إلى حل

استخدام الخبرات السابقة

توضيح الاقتراحات المقدمة

أن يتمكن الأشخاص خارج المجموعة من المشاركة

مقارنة الحلول بالخطوتين 1 و2

 

  • الخطوة 4. اتخاذ القرار وخطط العمل

الأساس المنطقي لاتخاذ القرار:

تحديد المشكلات

جمع البيانات

توليد الخيارات

اختيار مسار العمل

يجب تحليل العديد من الجوانب لاتخاذ القرار، مثل الطريقة التي سيتم بها معالجة هذه القرارات بناءً على المشكلة المراد حلها، والحلول الممكنة ودرجة المخاطرة التي قد يترتب على كل منها.

اليقين والمخاطرة وعدم اليقين هي الظروف التي يتم اتخاذ القرارات في ظلها.

اليقين. عندما يكون الأفراد على علم تام بالمشكلة أو المشاكل ويعرفون الحلول التي أعطيت لمشاكل أخرى وكذلك النتائج التي حصلوا عليها.

المخاطرة. هي نقطة المنتصف بين طرفي اليقين وعدم اليقين، وتختلف جودة المعلومات المتاحة بشكل كبير. وقد يبني صانع القرار قراره على الاحتمال الموضوعي والذاتي.

الاحتمال الموضوعي. هو إمكانية حدوث النتيجة بناءً على حقائق منجزة وأرقام ملموسة.

الاحتمال الذاتي. هو مبني على أحكام وآراء شخصية، ويعتمد على حدس الأفراد بناءً على تجارب المواقف المماثلة.

عدم اليقين. عندما لا تكون المعلومات اللازمة متاحة لتعيين الاحتمالات للنتائج. على هذا المستوى، يكون الناس عاجزين؛ لم يحددوا المشكلة بعد وبالتالي لا يمكنهم تقديم الحلول.

أساليب اتخاذ القرار

تختلف أساليب اتخاذ القرار وفقًا للظروف التي يجد فيها المدير نفسه:

حاسم. أسلوب اتخاذ القرار هذا مباشر وفعال وسريع وحازم. العمل موضع تقدير. بمجرد وضع خطة، يتم الالتزام بها. يتم تقدير الصدق والولاء والإيجاز.

التسلسل الهرمي – يتوقع الأشخاص الذين يطبقون هذا الأسلوب التحليلي والمركّز للغاية أن تكون قراراتهم، بمجرد اتخاذها، نهائية وتصمد أمام اختبار الزمن.

التكاملي. في الوضع التكاملي، يضع الأشخاص المشاكل في إطار واسع، باستخدام مدخلات من مصادر عديدة، ويتخذون قرارات تنطوي على مسارات عمل متعددة يمكن أن تتطور بمرور الوقت.

 

الخطوة 5. تنفيذ حل المشكلة

بعد الانتهاء من الخطوات الأربع السابقة في حل المشكلة، يجب أن يكون تنفيذ الحل المختار خطوة مباشرة نسبيًا. على الرغم من أن العديد من الحلول تبدو الأفضل، إلا أنها تفشل بسبب القضايا التالية.

النهج مختلط مع التوقعات.

لم يتم وضع خطط طوارئ.

لم يتم توصيل الخطة أو تحديثها بشكل مناسب.

لم يتم تحقيق الالتزام اللازم.

أكثر التقنيات استخدامًا في تنفيذ الحل هي التالية:

مخطط جانت

مخطط بيرت

PNI

خطط الطوارئ

التنفيذ

اتبع الخطة في الخطوة 4

استخدم نظام تحكم لقياس التقدم

نفذ خطط الطوارئ حسب الحاجة.

جمع البيانات لتقييم فعالية الحل.

 

الخطوة 6. تقييم الحل

الخطوة السادسة تضع الطريقة بأكملها في دائرة مغلقة. لا يمكن إغلاق الدائرة إلا عند تقييم النتائج.

التقنيات الأكثر استخدامًا هي:

الميزانية العمومية

خطط الطوارئ

PNI

منهجية التقييم:

وضع معايير للنتائج

المقارنة بالبيانات التي تم جمعها لتحليل المشكلة في الخطوة 2

المقارنة بالحالة المرغوبة من الخطوة 1

التحقق من وجود مشكلات جديدة تنشأ عن الحلول

الموافقة على بدء العملية إذا استمرت المشكلة أو إذا نشأت مشاكل أخرى.

 

عواقب الفجوة الرقمية

اقرأ أيضا: المعوقات التي تواجه ادارة الموارد البشرية

أنواع اتخاذ القرار

القرارات الأساسية. هناك مجموعة واسعة من المواقف ويجب على الشخص المسؤول عن اتخاذ القرار أن يبدأ بتحديد المشكلة الموجودة بالضبط. بمجرد تحديد المشكلة بدقة، يجب توليد الحلول البديلة وتقييمها. وهي تستند إلى مراعاة اليقين والمخاطر وعدم اليقين، لأنها قرارات روتينية وتكيفية ومبتكرة. يوضح الشكل التالي التركيبات المختلفة للمشاكل (المحور الرأسي) والحلول (المحور الأفقي) التي تؤدي إلى ثلاث فئات من القرارات.

القرارات الروتينية. عندما تكون المشاكل محددة ومعروفة نسبيًا، فهناك حلول بديلة لهذه المشاكل.

القرارات التكيفية. عندما تكون هناك مشاكل غير مألوفة لنا جدًا ولها حلول بديلة، يجب تحسين القرارات والممارسات الروتينية السابقة. يعكس هذا النوع من القرارات مفهوم التحسين المستمر، حيث يُفترض تحدي تحسين المنتج أو الخدمة وزيادة مستويات الجودة والتميز.

القرارات الإبداعية. يتم اتخاذ هذا النوع من القرارات عندما يتم اكتشاف مشاكل ليست شائعة جدًا وغامضة وتحديدها وتشخيصها، ويتم توليد حلول بديلة أو فريدة أو إبداعية أو مزيج من الاثنين.

القرارات الجماعية. تتخذ العديد من القرارات في المنظمة في مجموعة؛ حيث يقدم كل فرد رأيه ويصلون معًا إلى أفضل حل. يلخص الرسم البياني التالي مراحل هذا النوع من عملية اتخاذ القرار.

العوامل المؤثرة في اتخاذ القرار

إن جودة اتخاذ القرار ليست هي نفسها بالنسبة لجميع الأشخاص، على الرغم من أن الجميع قادرون على اتباع الخطوات. هناك قوى يمكن أن تؤثر على اتخاذ القرار. يمكن أن تكون الحدس أيضًا جانبًا يمكن أن يؤثر بشكل كبير على اتخاذ القرار. لا يستخدم الأشخاص الأساليب التحليلية والمنهجية فحسب، بل يستخدمون أيضًا مشاعرهم وحدسهم.

https://wa.me/201000498154

نماذج اتخاذ القرار

النموذج العقلاني. 

يتضمن هذا النموذج سلسلة من الخطوات التي يجب على الأفراد اتباعها لإثبات احتمالية أن تكون قراراتهم منطقية وقائمة على أسس سليمة. ويركز على الوسائل، وكيفية تحقيق هدف أو أكثر على أفضل وجه.

نموذج العقلانية المحدودة يمثل اتجاهات الفرد.

يتم اختيار الحل الأكثر إرضاءً، مع ترك أفضل حل موضوعي أو بديل جانباً.

يقومون بالبحث المقيد عن حلول بديلة.

المعلومات المتاحة غير كافية.

النموذج السياسي. 

هذه هي القرارات التي يتخذها أشخاص أقوياء خارجيين أو داخليين بناءً على مصالحهم. من خلال امتلاك السلطة، يكون الشخص قادرًا على التأثير أو التحكم في قرارات وأهداف الفرد أو الفريق أو المنظمة.

أكثر التقنيات استخدامًا في اتخاذ القرار

مجال القوة

التصويت المرجح

تقييم المعايير

مخطط جانت

الميزانية العمومية

تحليل التكلفة والفائدة

مخطط بيرت

المقارنات المزدوجة

مخطط إيشيكاوا

أشجار القرار

مخطط باريتو

وأخيرًا، يسمح لنا تقييم النتائج بالتحقق من فعالية الحل.

حلول غير مكتملة. عندما يتم حل الجوانب السطحية فقط من المشاكل ولم يتم تحديد السبب الجذري للمشكلة.

مشاكل متكررة ومتزايدة. عندما لا يتم التوصل إلى حل كامل، تظهر المشاكل السابقة من جديد أو تولد مشاكل جديدة في مكان آخر في المنظمة.

تحل الإلحاح محل الأهمية. عندما تحتاج المشكلة إلى حل ولا يتم إجراء التغييرات اللازمة على عملية ما، يتم مقاطعتها ببساطة.

مشاكل تتحول إلى أزمات. عندما تصبح كل الصعوبات كرة ثلجية لا تتوقف قبل الموعد النهائي.

اقرأ أيضا: ما المقصود بالتحول الرقمي؟

خاتمة

إن وضع إستراتيجية حل المشكلات واتخاذ القرارات من شأنه أن يسهل العثور على الحلول الصحيحة.

باستخدام الأدوات المقدمة في هذا المقال، ستتمكن من تحديد المشكلات وتحليلها وتوليد الحلول وبالتالي اتخاذ القرارات التي تمثل الخيار الأفضل لحل المشكلة.

إن معرفة كيفية اتخاذ القرارات من شأنه أن يعزز التفكير التحليلي بشكل أفضل لتحديد أفضل مسار للعمل وتنفيذه.

فيVERN و IBAS، تقوم بتدريب المهنيين بالمهارات اللازمة لوضع إستراتيجية حل المشكلات واتخاذ القرارات لإدارة الشركات

إذا كنت ترغب في أن تكون أحد طلابنا، فلا تتردد في الاتصال بنا للحصول على مزيد من التفاصيل.

https://wa.me/201000498154