إدارة المشتريات هي عملية معقدة في الشركة حيث يجب دراسة السوق بحثًا عن أفضل مورد لشراء المنتجات. للقيام بذلك، يجب معرفة جودة وأسعار السلع أو الخدمات التي نريد الحصول عليها. ي
ما هي إدارة المشتريات حقًا وكيف تعمل؟ وما هي الخطوات اللازمة لتنفيذها؟ ستجد الإجابات على هذه الأسئلة أدناه!
اقرأ أيضا: الثقافة التنظيمية: ما هي، خصائصها، أنواعها وأمثلة عليها
ما هي إدارة المشتريات؟
أول شيء يجب القيام به هو تعريف إدارة المشتريات كمفهوم. وبهذا المعنى يمكننا القول إن إدارة المشتريات هي مجموعة الأنشطة والعمليات التي تقوم بها الشركة للحصول على السلع والخدمات اللازمة لعملها. للقيام بذلك، فهي تغطي كل شيء من تحديد احتياجات الشركة إلى استلام ودفع ثمن المنتجات أو الخدمات المشتراة.
لهذا السبب، أصبحت إدارة المشتريات ركيزة أساسية في الشركات. والسبب هو أنها أفضل طريقة لضمان توفر المنتجات المناسبة في الوقت المناسب وبأفضل سعر ممكن.
ما هو الهدف الرئيسي لإدارة المشتريات
الهدف الرئيسي لإدارة المشتريات هو ضمان الإمداد الفعال للموارد التي تحتاجها الشركة. وهذا ينطوي على مهام مثل:
اختيار الموردين الموثوق بهم
التفاوض على العقود
تحسين مستويات المخزون
مراقبة الامتثال لمواعيد التسليم
من خلال إدارة المشتريات بشكل صحيح، تقلل الشركة من مخاطر النقص، وتستفيد من الموارد وتحسن الكفاءة التشغيلية.
بناءً على النتائج، ثبت أن إدارة المشتريات تلعب دورًا حاسمًا في تشغيل أي عمل تجاري وتساعد في تجنب مشاكل العمل. نشير على سبيل المثال إلى زيادة أو نقص المخزون، أو زيادة التكاليف غير الضرورية أو التخطيط لأوقات التسليم.
بالإضافة إلى ذلك، تساعد إدارة المشتريات الجيدة في إقامة علاقات قوية مع الموردين الموثوق بهم. غالبًا ما تؤدي هذه العلاقة الجيدة إلى ظروف تجارية أكثر ملاءمة وصفقات أفضل.
لذلك، تتمتع الشركة التي لديها قسم أو فريق مشتريات فعال واستراتيجية إدارة الموردين القوية بميزة تنافسية كبيرة في السوق.
دور إدارة المشتريات
الآن بعد أن عرفنا ما هي إدارة المشتريات وتعريفها، يمكننا القول إنها عنصر مهم جدًا داخل إدارة الشركة ويمكن تقسيم وظائفها بشكل أساسي إلى وظيفتين، وهما:
وظيفة الاستحواذ
هذه الوظيفة هي التي تتكيف بشكل أفضل مع ما هي إدارة المشتريات وتعريفها، حيث تشير إلى الاستحواذ الذي تقوم به الشركات على جميع الخدمات وتوريد السلع اللازمة لذلك.
وظيفة الدعم
الهدف من هذه الوظيفة هو دعم أنشطة الشركة التي تنطوي على تقديم خدماتها من خلال التأثير على بيئة الشركة من خلال الاستحواذ على السلع لصيانة العمليات.
اقرأ أيضا: ادارة موارد المشروع المركز الثقافي المصري
ما هي مميزات إدارة المشتريات؟
هناك العديد من المميزات والفوائد التي يمكن الحصول عليها من معرفة ماهية إدارة المشتريات وتعريفها لتطبيقها في شركاتنا ومنظماتنا، ومن هذه المميزات:
أفضل جودة
يجب على إدارة المشتريات الحصول على أفضل الموردين، مما يعني أن جودة المنتجات سوف تتحسن، وبوجود جودة أعلى يؤثر هذا على أسعار بيع المنتجات.
خفض التكاليف
يمكن للعمليات اللوجستية في إدارة المشتريات أن تمنع الشركة من القيام بنفقات غير ضرورية، ولهذا السبب فإن الإدارة الجيدة ضرورية للحصول على أسعار أفضل من الموردين.
ضمان الإمدادات
يجب معرفة السوق والمؤشرات التي تؤثر عليه، وبالتالي يجب أن تمتلك الشركة الخدمات اللوجستية اللازمة لضمان استمرار العمليات التشغيلية المتعلقة بالإنتاج.
المنافسة في السوق
يجب على إدارة المشتريات معرفة المفاهيم الأساسية للسوق والمنافسة من أجل أداء مهامها بكفاءة أكبر، وزيادة القدرة التنافسية للشركة، وتحسين المنتجات الجديدة وخفض التكاليف.
كيف تتم عملية إدارة المشتريات
أما بالنسبة لإجراءات إدارة المشتريات، فقد تختلف هذه العملية حسب الشركة والسوق وما إلى ذلك. ومع ذلك، فإنها تغطي عمومًا بعض المجالات أو الأنشطة المشتركة بين أي عمل تجاري وفي أي قطاع، وهي:
تحديد الضروريات
الخطوة الأولى في إدارة المشتريات والإمدادات الفعّالة هي تحديد ما تحتاجه الشركة. وفي هذا الصدد، يجب على قسم المشتريات العمل بشكل وثيق مع الفرق المختلفة لتحديد احتياجات المنتجات والخدمات.
البحث عن الموردين واختيارهم
بعد ذلك، يجب إجراء تحليل للسوق لتحديد الموردين المحتملين. في هذه المرحلة من العملية، يتم تقييم معايير مثل الجودة والسعر وموثوقية هؤلاء الموردين وسعة التسليم.
التفاوض على الشروط
النقطة الثالثة هي التفاوض على الشروط التعاقدية. تتم مناقشة شروط وأحكام الشراء، بما في ذلك الأسعار وأوقات التسليم والضمانات وطرق الدفع.
إضفاء الطابع الرسمي على الطلب
بمجرد اختيار المورد، سيتم تقديم الطلب رسميًا. في هذه المرحلة، من المهم تحديد المنتجات أو الخدمات المتعاقد عليها بوضوح، وكذلك الكميات والأسعار والشروط المتفق عليها.
الاستلام ومراقبة الجودة
من الضروري التحقق والتأكد من استلام المنتجات أو الخدمات المشتراة. قبل ذلك، من المستحسن إجراء مراقبة الجودة للتأكد من أنها تتوافق مع المعايير المعمول بها.
إدارة المخزون
بعد ذلك، حان الوقت لتتبع مستويات المخزون، وفي نفس الوقت إدارة المخزون بكفاءة، لأن هذا ما سيمنع التخزين الزائد أو الناقص للمنتجات.
الدفع للموردين
بعد تأكيد جميع الخطوات السابقة، تنتهي العملية بالدفع للموردين وفقًا للشروط والأحكام المتفق عليها.
المسؤوليات الأساسية لإدارة المشتريات
الحفاظ على استمرارية الإمدادات مع مراعاة البرامج.
توفير هذه الإمدادات وفقًا لمعايير الجودة المطلوبة.
الحصول على المنتجات الضرورية بأقل تكلفة إجمالية ممكنة، ضمن الشروط المطلوبة وأوقات التسليم.
منع تقلبات الأسعار في السوق، وكذلك المواقف أو الاتجاهات التي تهم المنظمة.
لكي تتم إدارة المشتريات بشكل فعال، فإن التنسيق المستمر بين قسم المبيعات أو العمليات وقسم المشتريات ضروري.
يجب على مدير المشتريات القيام بالأنشطة التالية:
البحث عن الموردين وتقييمهم: هذا أحد أهم أنشطة وظيفة الشراء، والذي يهدف إلى الحصول على تصنيف للموردين بناءً على قدرتهم على الاستجابة لشركتنا، مما يشكل نقطة انطلاق للعلاقات التجارية المستقبلية معهم.
الحفاظ على ملف محدث للمنتجات، مع خصائصها التقنية وأكواد التعريف والموردين والأسعار وشروط التسليم والدفع.
التفاوض المستمر على الأسعار والجودة والعروض وأوقات التسليم، بناءً على توقعات الشراء ومؤهلات الموردين.
توقعات الشراء، سواء في جوانبها الفنية والاقتصادية والمالية.
تخطيط الطلبات حسب الصنف والمورد، وتحديد أحجام الطلبات وتواريخ الإصدار المتوقعة.
إعداد أوامر الشراء، ووضع الطلبات ومراقبتها حتى استلامها ومراقبة الجودة، إذا لزم الأمر.
حل التناقضات في استلام المنتج.
تحليل الاختلافات في الأسعار وأوقات التسليم والجودة
اقرأ أيضا: ما هي مهارات إدارة الأعمال؟
خاتمة
تلعب إدارة المشتريات دورًا رئيسيًا في سلسلة التوريد حيث تتحكم في مخزون السلع وتدير مخزون السلع وتضبط أسعار الشركة وتحسن العلاقة مع الموردين ومع هذا يمكننا أن نرى التأثير الكبير والأهمية التي تتمتع بها إدارة المشتريات داخل الشركة، فبدون ذلك لا تستطيع الشركة الحفاظ على الإنتاج المستمر واحتلال مكانة داخل السوق.
من خلال برنامج بكالوريوس وماجستير إدارة الأعمال في VERN وIBAS ، ستكون مستعدًا لإدارة أي نوع من المنظمات.
إذا كنت ترغب في أن تكون أحد طلابنا، فلا تتردد في التواصل معنا للحصول على مزيد من التفاصيل.