تعد إدارة مخاطر المشروع جانبًا رئيسيًا في عملية إدارة المشروع بأكملها. الهدف الرئيسي من هذا النشاط هو تقليل حالات عدم اليقين في المشاريع، وتحديد المشاكل المحتملة مقدمًا وتقليل حدوثها أو تأثيرها قدر الإمكان.
إلى جانب المنهجية المناسبة لإدارة المشروع، والمراقبة المستمرة، والإدارة الفعالة للموارد، تعد إدارة المخاطر الشاملة والمفصلة أحد مفاتيح النجاح الشامل للمشروع.
اقرأ أيضا: ادارة الموارد البشرية في المؤسسة
ما هي إدارة المخاطر في المشاريع؟
أولا وقبل كل شيء، سنقوم بتعريف ما هي المخاطر في المشروع لفهم ما نسميه إدارة المخاطر داخل إدارة المشروع.
ما هو الخطر في المشروع
كما تم تعريفها من قبل معهد إدارة المشاريع (PMI)، فإن المخاطر في المشروع هي احتمال أن تؤثر أحداث معينة سلبًا على أهداف المشروع ودرجة التعرض للأحداث السلبية وعواقبها المحتملة.
يتم تمييز الخطر بثلاثة عوامل:
الحدث نفسه (ما يمكن أن يحدث)
احتمالية وقوع هذا الحدث
الخسائر المحتملة في حالة وقوع الحدث
بعبارات بسيطة، هو أي شيء يمكن أن يؤثر على الجداول الزمنية للمشروع أو الأداء أو الميزانية.
ما هي إدارة المخاطر
وبناء على ذلك يمكننا أن نستخلص تعريف إدارة المخاطر. في الأساس، عملية إدارة المخاطر هي النشاط الذي يهدف إلى تحديد وتقييم والتفاعل مع الأحداث التي قد تؤثر على المشروع طوال دورة حياة المشروع بأكملها.
يمكن أن تتخذ إدارة المخاطر في المشروع أشكالًا مختلفة اعتمادًا على نوع المشروع وخصائصه. على سبيل المثال، بالنسبة للمشاريع الأصغر والأقصر، يمكن تضييق نطاق عملية إدارة المخاطر إلى قائمة بسيطة تتضمن المخاطر المحتملة مقسمة حسب الأولوية والأثر.
في المشاريع الأكثر تعقيدًا، قد تتضمن العملية بالفعل استراتيجية معقدة لإدارة المخاطر مع تخطيط واسع النطاق ومفصل وخطة عمل لمعالجة المخاطر في حالة ظهورها.
أنواع المخاطر في إدارة المشاريع
مثلما توجد أنواع مختلفة من المشاريع، هناك أنواع مختلفة من المخاطر. علاوة على ذلك، قد ينطوي مشروعان مماثلان على مخاطر مختلفة مع الأخذ في الاعتبار عوامل أخرى مثل البيئة والسوق والعملاء وما إلى ذلك.
يمكنك أدناه معرفة أنواع مخاطر إدارة المشاريع الموجودة، للحصول على فكرة عما يجب أن تبحث عنه في حالتك الخاصة.
- المخاطر الفنية والتكنولوجية
المخاطر الفنية هي الأحداث المتعلقة بمتطلبات المشروع والجودة والواجهة.
يمكن أن تحدث مخاطر التكنولوجيا في المشاريع التي تعتمد على استخدام التكنولوجيا، مثل تطوير البرمجيات، ومشاريع البنية التحتية، وتطبيقات التكنولوجيا.
وبالتالي، فهي شائعة جدًا في مشاريع علوم الكمبيوتر وتطوير البرمجيات. ولكن أيضًا بالنسبة للآخرين الذين يتضمنون استخدام التقنيات.
- المخاطر الخارجية
ولا تعتمد هذه المخاطر على الشركة والأنشطة التي يتم تنفيذها ضمن فريق المشروع وداخل المشروع. على سبيل المثال، يمكن أن تكون هذه المخاطر مرتبطة بتصرفات العملاء والموردين، أو أي تعاقدات خارجية.
إذا كان الأمر يتعلق بمشروع إطلاق منتج، فقد تواجه مخاطر مرتبطة بالسوق مثل التغيرات في أسعار الفائدة ومخاطر السيولة والائتمان والتغيرات في المنافسة وما شابه ذلك.
تعد إدارة المخاطر من هذا النوع أكثر تعقيدًا لأنه من الصعب التخطيط والتنبؤ بشيء بعيد عن متناولك.
- المخاطر التشغيلية
وهي تلك التي تنشأ عن سوء التنفيذ أو المشاكل المتعلقة بالعمليات مثل الخدمات اللوجستية والمشتريات والإنتاج والتوزيع. وهي نموذجية جدًا، من بين أمور أخرى، لمشاريع التصنيع.
- مخاطر إدارة المشروع
هذه هي المخاطر المرتبطة مباشرة بإدارة المشروع. من بين الأكثر شيوعا هي:
المتعلقة بالتكاليف
يعد هذا أحد أكثر مخاطر المشروع شيوعًا. وهو ينطوي بشكل رئيسي على الزيادة غير المخطط لها في تكاليف المشروع وفي النهاية تكلف أكثر من الميزانية المخصصة له. ويحدث ذلك عادةً بسبب سوء تخطيط الميزانية، أو التخصيص الخاطئ للموارد، أو التقدير غير الدقيق للتكلفة.
المتعلقة بالمواعيد النهائية
تنشأ هذه المخاطر من الأنشطة التي تستغرق وقتًا أطول مما كان متوقعًا في البداية في الجدول الزمني للمشروع. عادةً ما يرجع هذا الخطر أيضًا إلى سوء التخطيط وعدم معرفة كيفية وضع جدول زمني للمشروع. ويرتبط هذا الخطر ارتباطًا وثيقًا بالمخاطر المرتبطة بالتكلفة لأن التأخير والتمديد في تسليم المشروع يؤدي دائمًا إلى زيادة التكاليف.
المتعلقة بالاتصالات
ويشير إلى مشاكل فشل الاتصال أو الأخطاء أو سوء الفهم التي يمكن أن تؤدي إلى التأخير أو الحاجة إلى إعادة العمل أو فشل المشروع بشكل عام.
المتعلقة بنطاق المشروع
عندما تتوسع متطلبات المشروع إلى ما هو أبعد من النطاق المحدد في البداية، فقد يتسبب ذلك في تلف نطاق المشروع. وهذا بدوره يمكن أن يؤدي إلى التأخير وزيادة التكاليف وانخفاض الجودة وفشل المشروع.
اقرأ أيضا: دراسة الدكتوراه في مصر عن بعد: فرصة ذهبية للتعلم من أي مكان
مراحل إدارة المخاطر في المشروع
تعد إدارة المخاطر في المشروع جزءًا مهمًا من دورة حياة المشروع بأكملها. وهو نشاط يبدأ في المراحل المبكرة عند إعداد مبرر المشروع أو مقترح المشروع، أو حتى في وقت سابق، عندما تبدأ العمل على دراسة جدوى المشروع. بالنسبة لمرحلة تنفيذ المشروع، ينبغي تحديد جميع المخاطر بوضوح حتى يمكن السيطرة عليها والاستجابة لها في الوقت المناسب.
يمكن تقسيم عملية إدارة المخاطر إلى سلسلة من الخطوات، دعونا نرى كل خطوة بالتفصيل.
- تحديد المخاطر ومحفزاتها
الخطوة الأولى لإدارة المخاطر بكفاءة هي تحديد نوع الخطر، وتحديد ما هو الخطر بالضبط وما الذي يمكن أن يؤدي إليه. يوصى بتوثيق جميع المخاطر التي تم تحديدها حتى يتمكن جميع الأطراف المعنية من الوصول في أي وقت ويمكنهم التحقق من مكانهم.
الطرق الأكثر شيوعًا لتحديد مخاطر المشروع هي استخدام البيانات التاريخية من المشاريع السابقة والتعاون مع الأطراف المشاركة في المشروع للمساهمة وتقييمها من وجهة نظر تجاربهم ومعارفهم. يمكنك تنظيم جلسات العصف الذهني واستخدام أنواع مختلفة من منظمات الرسوم البيانية لتطوير الأفكار وتحديد المخاطر ذات الصلة.
ضع في اعتبارك أنه يتعين عليك تحديد كل من الخطر ومحفزه، وهي الإشارة التي تشير إلى أن الخطر على وشك التحقق. على سبيل المثال، يمكن أن يتمثل الخطر في التأخير في تسليم المعدات وما يؤدي إليه من عدم تأكيد تاريخ التسليم حتى الموعد النهائي المحدد.
- تحليل المخاطر
بمجرد تحديد المخاطر، يمكنك البدء في تحليلها. ولكن كيف يتم تحليل مخاطر المشروع؟ هناك سؤالين رئيسيين تحتاج إلى الإجابة عليهما:
ما هو احتمال حدوث هذه المخاطر؟
في أي فترة زمنية يمكن أن تحدث؟
ما هو تأثير هذه المخاطر على المنظمة؟
لكل إجابة يمكنك تخصيص نقاط.
على سبيل المثال، يمكنك توزيع احتمالية حدوث هذه المخاطر على النحو التالي:
نسبة عالية جداً من 80 إلى 100%.
عالية: من 60 إلى 80%.
المتوسط من 30 إلى 60%.
منخفضة جدًا، من 0 إلى 30%.
يمكن أن تكون الفترات الزمنية:
قصيرة المدى تصل إلى شهر واحد.
متوسطة المدى من 2 إلى 6 أشهر.
طويلة الأمد، 6 أشهر وأكثر.
وأخيرًا، يمكنك تصنيف التأثير على النحو التالي:
عالي
متوسط
قليل
في التحليل النوعي، يمكنك أيضًا مراعاة الوقت الضائع، والخسائر المالية، وتوافر الموارد، والقدرة على إدارة المخاطر، وما إلى ذلك.
- تحديد أولويات المخاطر
بعد الانتهاء من تحليل شامل للمخاطر، تحتاج إلى ترتيبها حسب خطورتها وترتيب أولوياتها. يمكنك تحديد أولويات المخاطر باستخدام مجموعة من التقييمات الموضحة في الخطوة السابقة. سيتم تصنيف المخاطر ذات التأثير الأقل والاحتمالية والقرب الأكبر على أنها منخفضة، وسيتم اعتبار المخاطر ذات التأثير الأكبر والاحتمالية والقرب الأقل مخاطرة عالية.
يمكن أن تكون قائمة المخاطر طويلة جدًا، لذا عليك أن تعرف أين يجب أن توجه انتباهك. المخاطر المنخفضة لا تحتاج بالضرورة إلى تدخل، وفي الغالب لا تحتاج إلى تدخل لأنها تتطلب وقتًا وموارد إضافية، وهي غير متوفرة في أي مشروع. لكن المخاطر ذات الأولوية العالية سوف تتطلب استجابة وسيطرة فورية.
من المحتمل جدًا حدوث بعض المخاطر، ولكن تأثيرها منخفض؛ وقد يكون احتمال حدوث حالات أخرى أقل احتمالا، ولكن يكون لها تأثير كبير. ولذلك، فإن تقييم الاحتمالية والتأثير بالنقاط يمكن أن يكون مفيدًا. وبهذه الطريقة يمكنك مقارنة التقييمات وتحديد الأولويات بشكل صحيح.
- تعيين الأشخاص المسؤولين
كما يجب أن يكون لدى جميع أنشطة المشروع أشخاص مسؤولون عن تنفيذها، يجب أن يتم تعيين أشخاص مسؤولين لجميع المخاطر المحددة. عادة ما يكون الشخص الذي ينفذ الأنشطة المتعلقة بمخاطر معينة هو الأكثر ملاءمة للسيطرة على مسببات المخاطر واتخاذ التدابير اللازمة لمنعها أو التأثير على الاستجابة. إنهم أكثر اهتمامًا بالموضوع ومن المفترض أن يتمتعوا بمعرفة وخبرة أفضل.
إن تعيين شخص مسؤول مناسب لا يقل أهمية عن تحديد المخاطر وتقييمها. لا فائدة من وجود قائمة إذا لم يكن هناك أحد مسؤول عن إدارة المخاطر.
- الرد على المخاطر
بعد مراحل إدارة المخاطر الموضحة أعلاه، تأتي مرحلة أخرى لا تقل أهمية. ولكل خطر تم تحديده، يجب التفكير في استراتيجية استجابة مناسبة وإدارة المخاطر على أساس أولويتها. ومن الأفضل أن يتم ذلك بالتعاون مع مدير المشروع الذي يعرف المشروع بشكل عام بالتفصيل ومدير المخاطر الذي يعرف النشاط والمخاطر بالتفصيل. معًا يمكنك التوصل إلى إجابة أفضل.
إذا كانت هذه مخاطر سلبية، فعادةً ما يتم التمييز بين 4 خيارات للاستجابة (وفقًا لمعهد إدارة المشاريع):
تجنب المخاطر: قم بإجراء تغييرات على خطة المشروع لتجنب المخاطر بالكامل. إنه الخيار الأفضل، لكنه ليس قابلاً للتطبيق دائمًا. على سبيل المثال، حدد تقنية أخرى إذا كانت المخاطر تكنولوجية، وقم بتعديل الخطة إذا كانت مخاطر تتعلق بإدارة المشروع.
تقليل المخاطر: قم بإجراء تغييرات على خطة المشروع لتقليل التأثير السلبي للمخاطر إذا لم يكن من الممكن تجنبها. على سبيل المثال، قم بزيادة التحكم، وقم بتقسيم العمل بشكل أكثر تفصيلاً.
نقل المخاطر: تحميل الأطراف الأخرى المسؤولية عن الآثار السلبية للمخاطر. على سبيل المثال، قد يكون من خلال الاستعانة بمصادر خارجية أو التعاقد على التأمين أو الضمانات أو العقوبات في العقد.
قبول: لا يوجد تغيير في خطة المشروع لأن التأثيرات السلبية ليست كبيرة أو غير محتملة. ترتبط هذه الاستجابة بالمخاطر ذات الأولوية المنخفضة والتي لها احتمالية وتأثير منخفض، ولا تتطلب استجابة فورية.
ذا تم تحديد هذه المخاطر (الفرص) الإيجابية، فمن الممكن:
استغلال المخاطر: إجراء تغييرات على خطة المشروع للاستفادة من الفرصة، وإشراك أشخاص آخرين لزيادة فوائد الفرصة.
التجاهل: لا تقم بأي تغييرات لأن التأثيرات الإيجابية ليست كبيرة.
السيطرة على المخاطر
ربما تكون إحدى المراحل الأكثر استمرارية هي التحكم في المخاطر. سواء من جانب الشخص المسؤول عن المخاطر أو مدير المشروع. قد تشمل السيطرة على المخاطر في المشروع ما يلي:
- تتبع المخاطر المحددة ومحفزاتها
إعادة تقييم المخاطر إذا كانت هناك تغييرات غير متوقعة
تحديد المخاطر الجديدة التي قد تظهر خلال تنفيذ المشروع
الكشف عن الحاجة إلى الاستجابة للمخاطر
الاحتفاظ بسجل المخاطر وتحديثه باستمرار
من المهم الحفاظ على تواصل شفاف وواضح في إدارة المخاطر. يمكن توثيق شكل ووتيرة هذا الاتصال في خطة الاتصال الخاصة بالمشروع.
اقرأ أيضا: الفرق بين الشهادات المهنية والشهادات الأكاديمية
خاتمة
إدارة المخاطر لها أجزاء كثيرة، بما في ذلك عملية رسمية للتخطيط للمخاطر واستراتيجيات مختلفة للتخفيف منها. إذا كنت تبحث عن طريقة لتعلم كيفية إدارة المخاطر، فيمكنك دراسة ماجستير اداره الاعمال في VERN و IBAS، وتعلم كيفية إدارة مخاطر مشاريعك بنفسك
تواصل معنا الان لمعرفة كافة التفاصيل